Guía para principiantes de Microsoft Outlook 2013

Muchos de nosotros anhelamos la organización y la productividad. Si ya usa Microsoft Office, entonces ya tiene la herramienta definitiva para saciar ese deseo: Outlook 2013.

Outlook es vital en muchas organizaciones, no solo por sus obvias habilidades de correo electrónico, sino también por sus talentos de calendario, tareas y contactos. Una empresa típica puede conectar Outlook a un servidor de Exchange y todos pueden compartir la misma libreta de direcciones y calendarios, lo que lo convierte en una excelente herramienta para la colaboración a nivel empresarial.

Desafortunadamente, la mayoría de las personas no tienen un servidor de Exchange configurado en su hogar y probablemente ni siquiera saben qué es eso. Pero, está bien, Outlook funciona igual de bien en su computadora doméstica y aún proporcionará todas las características que lo convierten en una herramienta de productividad tan poderosa: correo electrónico, tareas, citas, libretas de direcciones y mucho más.

Trabajar con Outlook: una pequeña cartilla

Outlook no te va a deslumbrar cuando lo abras por primera vez. A todos los efectos, es otra aplicación en el ecosistema de Microsoft Office y, como tal, tendrá bastantes elementos familiares.

Sin embargo, a diferencia de otras aplicaciones populares de Office, Outlook se basa en gran medida en sus diferentes funciones: Word es principalmente para crear documentos de texto, Excel se trata de hojas de cálculo, PowerPoint hace presentaciones, pero Outlook es una aplicación de muchos sombreros.

La vista predeterminada de Outlook es la bandeja de entrada, a lo largo de la parte superior está la cinta de opciones, que está oculta en esta vista para ahorrar espacio en la pantalla.

Los ames o los odies, las cintas están en todas partes en Office. No necesitamos pasar más tiempo repasando los méritos relativos de su existencia, obviamente están aquí para quedarse. Dicho esto, recuerde siempre, si desea ocultar o mostrar rápidamente la cinta de opciones, simplemente use CTRL + F1.

Si hace clic en cualquiera de las funciones del menú en la parte superior, se muestra la cinta de opciones y puede elegir funciones y herramientas. Si desea que la cinta de opciones persista, puede usar “CTRL + F1” o hacer clic en el pequeño icono de chincheta en la esquina inferior derecha.

La pestaña Inicio de la cinta de opciones cambia contextualmente en función del modo en el que se encuentre. En la captura de pantalla anterior, vemos nuestras opciones para Mail.

A continuación, la pestaña Inicio ha cambiado para reflejar las opciones del Calendario. Tenga en cuenta que la cinta de opciones está anclada para que la chincheta haya cambiado a una flecha en caso de que desee contraerla de nuevo (o use “CTRL+F1”).

Las pestañas restantes de la cinta de opciones (Enviar/Recibir, Carpeta, Ver y, por supuesto, Archivo) son en gran medida consistentes para cualquier modo en el que se encuentre. Echaremos un vistazo más de cerca a todos ellos en la siguiente sección.

Echemos un vistazo rápido a cómo moverse entre modos y cambiar su vista. A lo largo del borde izquierdo, verá el panel de carpetas. En la parte inferior de este panel hay accesos directos a los modos de Outlook. En este ejemplo, verá iconos para la Bandeja de entrada, Calendario, Personas, Tareas, etc.

Si hace clic en la flecha en la parte superior del panel de navegación, se expandirá el panel, que mostrará el árbol de carpetas de su cuenta de correo electrónico.

Del mismo modo, si cambia al modo Calendario, verá la vista correspondiente en el panel de carpetas.

Haga clic en los tres puntos para acceder a otros modos de Outlook, como Notas, Carpetas y accesos directos de Outlook. Elija las “Opciones de navegación” y podrá cambiar el orden en que aparecen los elementos de navegación.

Desactivar “Navegación compacta” atraerá a los usuarios con pantallas de mayor resolución. También puede aumentar o reducir el número de artículos que aparecen y el orden en que aparecen.

Enviar/Recibir

La pestaña Enviar/ Recibir está orientada específicamente a las funciones de la Bandeja de entrada, pero también aparecerá en los otros modos (Calendario, Tareas, etc.), aunque no tendrán la misma funcionalidad.

Por ejemplo, aquí vemos la pestaña Enviar/Recibir del Calendario, que evita la sección Servidor.

Dependiendo del tipo de protocolo de correo que esté utilizando (en la primera captura de pantalla, estamos trabajando con una cuenta IMAP), puede o no tener la capacidad de descargar solo encabezados, o marcar / desmarcar mensajes para descargar, etc.

Por lo tanto, las opciones de envío / recepción dependen de cómo configure sus cuentas de correo electrónico, pero en pocas palabras: recomendamos encarecidamente IMAP.

Carpeta

En general, la pestaña Carpeta es bastante consistente en todos los modos, con la notable excepción del Calendario. A continuación, verá la pestaña Carpeta de la Bandeja de entrada, que le permite realizar todo tipo de administración de carpetas (si no está utilizando una cuenta IMAP, entonces no verá la pestaña IMAP).

El botón Configuración de Autoarchivado es un poco confuso, ya que realmente no afecta la forma en que su bandeja de entrada archiva automáticamente el correo antiguo. Si desea mantener su espacio de correo pequeño y más fácil de administrar, deberá abrir las opciones y atender a la configuración de Autoarchivado.antes de. Abra las Opciones y seleccione la categoría “Avanzado”.

Una vez que localice la opción Autoarchivar, haga clic en “Configuración de Autoarchivado …” para abrir un cuadro de diálogo mucho más útil que el que se le da desde la cinta de opciones.

Como mencionamos, la mayoría de las pestañas Carpeta son bastante consistentes en todo Outlook, excepto el Calendario, que atiende a funciones específicas del calendario. Por ejemplo, no copia ni mueve carpetas, copia ni mueve calendarios, etc.

En su mayor parte, hará una gran cantidad de administración de carpetas con respecto a su bandeja de entrada porque, obviamente, el correo electrónico puede volverse difícil de manejar y abrumador si no tiene una buena estructura y organización de carpetas.

Vista

Las opciones de vista contienen las siguientes funciones esenciales. Esta es la pestaña Ver como se ve desde la Bandeja de entrada.

Tenga en cuenta el botón Ventana de recordatorios, que puede abrir en cualquier momento para verificar sus recordatorios, como si se perdió uno o descartó distraídamente otro. Si tuviera algún recordatorio que se mostrara, podría optar por descartar cada uno, presionar el botón de repetición o simplemente descartar todo de una sola vez.

Las otras pestañas de View variarán según el modo. Lo siguiente se atribuye al Calendario, que agrega la capacidad de cambiar la vista, la disposición, el color y el diseño actuales. Una vez más, la sección Diseño hace muchas de las mismas cosas en todo Outlook, pero es importante tener en cuenta que no es universal, por lo que lo que habilite en los modos Tareas, Calendario o Correo electrónico no se replicará en toda la aplicación.

Además, es importante prestar atención a la sección Arreglo. Así es como se ve la sección Disposición en el modo Tareas. Observe cómo puede ordenar y cambiar la vista Tareas para obtener el máximo impacto.

El uso de la pestaña Ver según sus preferencias le permitirá cortar y ordenar la información rápidamente a medida que aumenta y se acumula con el tiempo. Su calendario no se quedará vacío, sus tareas se multiplicarán, el correo se acumulará, por lo que el uso de diferentes arreglos y diseños puede ayudarlo a ser mucho más productivo en lugar de agitarse ciegamente.

Cintas de funciones

Analicemos ahora cómo cambian sus opciones de una función a otra. Aquí está todo lo que necesita para tocar un mensaje de correo electrónico básico, agregar archivos adjuntos, etiquetas y dar formato a su texto. No hay nada demasiado complicado y deberías ser capaz de producir un mensaje de correo electrónico increíble.

Compárelo con la cinta de opciones de tareas, a la que se puede acceder iniciando o abriendo una tarea. Tómese un momento para observar lo diferente que es de la cinta de mensajes.

Compáralo con la pestaña Insertar. La pestaña Insertar es estática en todo Outlook, podrá afectar el contenido de su mensaje, tarea, evento de calendario, etc. utilizando las mismas opciones y funciones.

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Los mensajes de correo electrónico agregan una pestaña Opciones, que tienen bastantes características útiles. Más allá de los Temas, que pueden o no ser útiles para usted, está la opción BCC (copia ciega al carbón, para cuando desee ocultar a los destinatarios del encabezado del correo electrónico) y las funciones de seguimiento. En general, no hay nada aquí de importancia crítica, pero si alguna vez necesita solicitar una entrega o confirmación de lectura, la pestaña Opciones es el lugar al que debe ir.

La pestaña Formato de texto es la misma sin importar en qué función esté involucrado, y no hay mucho de qué hablar. Esta pestaña tiene un parecido sorprendente con las funciones de formato que se encuentran en Word, por lo que si usa Word para escribir y dar formato a documentos, es probable que estos controles le resulten familiares.

Finalmente, la pestaña Revisar es su pestaña “por si acaso”. Puede usar las herramientas de corrección de esta pestaña para revisar su ortografía y gramática, encontrar una palabra mejor y simplemente averiguar cuántas palabras hay en su correo electrónico / tarea / reunión.

La pestaña Revisar es la misma en toda la aplicación de Outlook. Tenga en cuenta también que contiene funciones de idioma, aquí puede configurar sus preferencias de idioma y preferencias de corrección. También puede traducir elementos como si se comunica con un socio extranjero o si alguien envía un poco de texto en otro idioma.

Eso es en gran medida a la funcionalidad adicional en Outlook. Obviamente, nos saltamos muchos detalles, pero creemos que una vez que comprende la naturaleza del sistema Ribbon. Cuando quieres usar una función, sabes dónde buscarla.

Configuración de su cuenta de correo electrónico de forma automática y manual

Analicemos brevemente la configuración de una cuenta de correo electrónico de forma automática y manual. Cuando inicie Outlook por primera vez, le molestará configurar una cuenta.

Tiene una opción, puede configurar Outlook inmediatamente con una cuenta de correo electrónico o puede omitir esta parte y agregar una cuenta más tarde.

Si elige “No”, aparecerá un mensaje de advertencia que básicamente le dirá que Outlook es bastante cojo sin al menos un correo electrónico accontar. Por supuesto, aún puede usarlo para realizar un seguimiento de tareas, notas, mantener un calendario y otras cosas, pero Outlook es realmente una experiencia centrada en el correo electrónico.

Con eso en mente, configuraremos Outlook con una cuenta de correo electrónico. Inicialmente puede intentar hacerlo automáticamente, donde ingresará información superficial sobre su cuenta y la aplicación intentará detectar automáticamente la configuración.

A veces esto funciona, algo que no funciona. Si lo hace, entonces ganas y puedes saltar a la siguiente sección. Si no lo hace o sabe que necesita configurar un tipo de servidor adicional, seleccione la opción “Configuración manual” y haga clic en “Siguiente” para continuar.

En aras de la conveniencia, configuraremos una cuenta preexistente utilizando el método automático. Describiremos los métodos manuales en un momento. Si necesita configurar una cuenta manualmente, le sugerimos que vaya a esa sección. Mientras tanto, simplemente usamos una cuenta de Outlook.com, proporcionamos nuestra contraseña y verá el resultado a continuación.

Usar un Outlook.com es una salida fácil, si desea configurar un correo que no sea de Microsoft, probablemente deba configurarlo manualmente. Si no sabe cómo hacerlo, le recomendamos que busque cómo configurar Outlook con su correo electrónico en particular.

Dicho esto, en nuestro sencillo ejemplo, hacemos clic en “Finalizar” y Outlook luego se abre a nuestra nueva y brillante bandeja de entrada.

Configuración manual de la cuenta

Ahora que tiene una comprensión bastante buena de las características básicas de Outlook, volvamos y discutamos cómo configurar más cuentas de correo electrónico. Es muy probable que seas como muchas otras personas y tengas dos o más cuentas de correo electrónico. Afortunadamente, puede configurar Outlook para que funcione con muchas cuentas de correo electrónico diferentes, incluidas POP e IMAP, y puede tener tantas cuentas como pueda manejar personalmente.

¿POP e IMAP?

Entonces, ¿qué queremos decir hablando de POP e IMAP?

POP o Protocolo de oficina de correos ha existido desde siempre, y si alguna vez ha utilizado un cliente de correo electrónico para conectarse a su correo electrónico proporcionado por el ISP, o buscar su correo de un servicio de correo web, es probable que se haya conectado usando POP. POP es ideal para descargar sus mensajes.

Si configura su cuenta para que funcione con IMAP, Outlook copiará su estructura de carpetas en línea y, por lo general, solo sincronizará unas pocas semanas de correo electrónico a la vez. Su correo electrónico no se eliminará del servidor, y puede optar por simplemente descargar solo encabezados de mensajes, lo cual es fantástico si tiene 1000 mensajes en sus carpetas.

Así que tienes POP, que está obsoleto y algo así como llevar un machete a tu correo electrónico, y luego está IMAP, que es más refinado, moderno y más adecuado si quieres mantener la misma bandeja de entrada en línea y fuera de línea.

Como dijimos, creemos que IMAP es el método muy superior.

Agregar y administrar varias cuentas de correo electrónico

Agregar y administrar varias cuentas de correo electrónico en Outlook es muy sencillo. Si desea agregar una nueva cuenta de correo electrónico, haga clic en la pestaña “Archivo” en la cinta de opciones y haga clic en “Agregar cuenta”. Aparecerá la pantalla Configuración automática de la cuenta. Si desea (o necesita) configurar manualmente su cuenta, seleccione “Configuración manual” y haga clic en “Siguiente”.

Como mencionamos anteriormente, su elección entre los tipos de cuenta probablemente será POP o IMAP, y la configuración de su cuenta como una u otra generalmente será detallada por su proveedor de correo electrónico. Es decir, si usas Gmail o Yahoo!, o incluso el correo electrónico que te da tu proveedor de servicios de Internet, debes consultarlos o Internet para obtener instrucciones y configuraciones específicas que necesitarás para usarlo con Outlook.

Por otro lado, si está utilizando Outlook.com u otro servicio de tipo Exchange ActiveSync, la información será bastante simple de proporcionar.

Una vez que haya agregado sus cuentas, si alguna vez necesita administrarlas, puede elegir la cuenta con la que desea tratar en el selector desplegable en la parte superior de la página Información de la cuenta que se encuentra en la pestaña Archivo.

Haga clic en “Configuración de la cuenta” y “Configuración de la cuenta” nuevamente. Desde la ventana resultante, puede crear una nueva cuenta, reparar una actual, eliminarla, configurarla como predeterminada (si tiene más de una) y, por supuesto, cambiar cualquier configuración si es necesario.

Aquí vemos la configuración de una cuenta Outlook.com. No hay mucho que podamos hacer al respecto, aunque si recientemente cambió su contraseña, podría solucionarlo rápidamente aquí.

A continuación se muestra una configuración IMAP, que se configuró a mano de acuerdo con la configuración proporcionada por Google.

Vaya, hay mucho más sucediendo allí, e incluso tenemos que profundizar en “Más configuraciones …” para jugar con los puertos del servidor.

Recuerda, solo tienes que hacer este tipo de cosas una vez, y luego olvidarlo. A menos que más tarde cambie una contraseña o desee agregar / eliminar una cuenta, entonces su trabajo con la configuración de la cuenta de correo electrónico ha terminado efectivamente.

Si desea obtener más información sobre cómo agregar cuentas IMAP de Gmail a Outlook, tenemos una pequeña guía útil que lo ayudará con eso.

¡Listo, listo, correo electrónico!

Si bien puede estar satisfecho usando solo Gmail o solo Yahoo! Mail para uso diario, si usa varias cuentas de correo electrónico, como una cuenta personal, profesional y / o de trabajo, tener un cliente de correo como Outlook puede eliminar el cambio entre cuentas, conectar citas a su calendario o administrar tareas.

Es una solución de productividad real, viable y todo en uno, y dada la enfoque renovado en la suite Office, sigue siendo una parte relevante de las rutinas diarias de muchos usuarios.

Una vez que sus cuentas de correo electrónico estén configuradas y listas, puede comenzar a usar Outlook y explorar todas sus funciones. Es probable que lo encuentre bastante fácil de usar, y hay mucho más que How-to Geek puede ayudarlo con artículos anteriores, o simplemente preguntando en nuestro foro de discusión.

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