Es posible que algunas empresas y agencias gubernamentales de movimiento lento no acepten documentos por correo electrónico, lo que lo obliga a enviarlos por fax. Si se ve obligado a enviar un fax, puede hacerlo desde su computadora de forma gratuita.

Anteriormente hemos cubierto formas de firmar documentos electrónicamente sin imprimirlos ni escanearlos. Con este proceso, puede firmar digitalmente un documento y enviarlo por fax a una empresa, todo en su computadora y sin necesidad de impresión.

Cómo funcionan las máquinas de fax (y por qué son tan incómodas)

Esto no es tan fácil como debería ser. Las máquinas de fax están conectadas a las viejas líneas telefónicas. Cuando se utiliza una máquina de fax estándar, esa máquina de fax realiza una llamada telefónica al número que especifique. La máquina de fax en el número de destino responde y el documento se transmite a través de una llamada telefónica.

Este proceso fue inventado antes de Internet y parece ridículamente arcaico en este punto. Para realizar un fax, una persona puede escribir un documento, imprimirlo y escanearlo en la máquina de fax que lo envía a través de la línea telefónica. La persona que recibe el fax puede escanear el documento enviado por fax y volver a convertirlo en un archivo digital. Han cerrado el círculo: el documento se envió de una computadora a otra computadora con mucho trabajo adicional y calidad de imagen perdida.

Idealmente, podría enviar un documento por correo electrónico o un método en línea más seguro. Muchas empresas consideran que el fax es un método seguro de transmisión de documentos, pero en realidad no lo es: si alguien estuviera husmeando en la línea telefónica, podría interceptar fácilmente todos los documentos enviados por fax.

No hay forma de conectarse a una máquina de fax directamente a través de Internet, ya que la máquina de fax solo está conectada a líneas telefónicas. Para realizar un fax en línea, necesitaremos algún tipo de puerta de enlace que acepte documentos a través de Internet y transmita el documento a una máquina de fax. Ahí es donde entran los siguientes servicios. Dales un documento y harán el molesto trabajo de marcar la máquina de fax y enviar tu documento a través de la línea telefónica.

Podría enviar un fax solo con su computadora, pero …

Puede omitir los siguientes servicios, por supuesto. Microsoft Windows incluso contiene una aplicación de fax y escaneo que le permite enviar faxes. El problema es que necesitaría que su computadora esté conectada a la línea telefónica; sí, esto significa que necesitaría un módem de fax de acceso telefónico. También necesitaría una conexión telefónica fija y tendría que decirle a la gente que se mantenga alejado del teléfono cuando envíe faxes, al igual que en los viejos días de Acceso telefónico a Internet. Por supuesto, si estuviera enviando muchos faxes, podría pagar por una línea telefónica de fax dedicada, esto incluso podría ser necesario si estuviera recibiendo muchos faxes.

Esto obviamente no es lo ideal. Claro, si necesita enviar bastantes faxes, siga adelante y compre una máquina de fax o módem y conéctelo a su teléfono fijo. Pero probablemente no necesite enviar y recibir faxes con tanta frecuencia; con suerte, solo necesita enviar el fax ocasional cada vez que se encuentre con una organización que está atascada en el pasado.

Escanear el documento o utilizar un archivo digital existente

El proceso básico es simple. Primero, deberá escanear el documento que desea enviar por fax, como si fuera a enviar ese documento por correo electrónico. si no tiene un escáner por ahí, es posible que desee intentar escanearlo con su teléfono inteligente. Si el documento ya es un archivo en su computadora, felicitaciones, no tiene que escanear nada.

Con el documento ahora en formato digital, puede enviarlo a un servicio que hará el molesto trabajo de fax por usted.

Enviar faxes en línea, gratis

Hay tantos servicios de fax en línea que es difícil tomar una decisión informada sobre cuál elegir. Lo primero que debe considerar es qué tipo de usuario es, con qué frecuencia enviará faxes y qué características necesita.

Usuario avanzado: RingCentral Fax

Si va a enviar faxes confidenciales todo el tiempo, o trabaja para una empresa y está tratando de elegir un servicio, RingCentral Fax, que es parcialmente propiedad de Cisco y AT&T, es probablemente la mejor opción para sus necesidades, especialmente porque tienen muchas características de seguridad excelentes y soporte para múltiples usuarios con líneas de fax separadas.

Tiene todas las características que pueda imaginar, incluidas las integraciones con Outlook, Google Drive, Dropbox, Box, e incluso puede obtener un número gratuito. También tiene muchas características de seguridad que serían útiles para empresas o personas que transmiten información segura.

Por supuesto, si solo quieres enviar algunos faxes, puedes apuntarte a uno de sus planes baratos… y luego simplemente cancelar después de un mes o dos.

Usuario ocasional

Si necesita enviar un fax ocasional, le recomendamos que se registre para una prueba gratuita de MyFax, que le permitirá enviar hasta 100 páginas, que es más páginas por mes de lo que la mayoría de las personas tienen que enviar por fax por año. Si necesita enviar faxes con frecuencia, puede actualizar a un plan normal.

Recepción de faxes

Si necesita recibir faxes, tendrá que registrarse para obtener un servicio de pago. El servicio deberá establecer un número de teléfono dedicado para su línea de fax, y eso cuesta dinero. RingCentral, MyFax, y muchos otros servicios harán esto si usted paga.

Afortunadamente, al menos debería poder obtener una prueba gratuita: RingCentral ofrece 30 días de recepción gratuita de fax, por ejemplo.

Hay muchos servicios de fax para usar, y si solo necesita enviar el fax ocasional, puede hacerlo de forma gratuita, pero si desea recibir un fax, terminará necesitando registrarse para obtener una cuenta de prueba. Siempre puede cancelar si lo desea.

Crédito de la imagen: Matt Jiggins en Flickr, David Voegtle en Flickr