Como parte del impulso de Microsoft hacia la nube y las aplicaciones móviles, han invertido en varias adiciones solo en la nube a las antiguas aplicaciones familiares de Office. Uno de ellos es Flow, un sistema basado en disparadores para crear flujos de trabajo automatizados.

¿Qué hace Flow?

Si eres el tipo de persona que lee How-To Geek regularmente, probablemente seas consciente del impulso por la productividad personal que ha estado furioso durante casi todo el milenio. Flow es el intento de Microsoft de brindarle el tipo de automatización para notificaciones, alertas, recopilación de datos y comunicación que lo ayudará a dedicar menos tiempo al trabajo administrativo aburrido pero necesario y más tiempo a cosas interesantes (y productivas).

Piensa en Flow como IFTTT, pero con una inclinación hacia la oficina en lugar de IoT o hardware.

Flow le permite crear “flujos” (abreviatura de “flujos de trabajo”) que se basan en eventos desencadenantes. Por ejemplo, puedes crear un flujo que descargue las respuestas a un cuestionario de Microsoft Forms en Dropbox con regularidad o publicar un mensaje en un canal de Slack si se produce un error en una compilación de Visual Studio.

¿Alguien puede usarlo?

Cualquiera puede usar Flow si se registra para obtener una cuenta gratuita de Microsoft. Las personas con una suscripción a Office 365 también pueden usar Flow, pero obtienen la misma funcionalidad que las personas con una cuenta gratuita de Microsoft.

Flow también viene con versiones empresariales de Office 365 y Dynamics 365, pero los diferentes niveles de suscripción obtienen diferentes versiones de flow que coinciden con las cuentas pagas y gratuitas. Es un poco confuso, pero puedes consultar los detalles en Página de precios de Microsoft.

También puedes pagar por una cuenta flow si planeas usar más de lo que permite la cuenta gratuita. Hay tres planes de precios:

• Flow Free: El plan gratuito te permite crear flujos ilimitados, pero solo obtienes 750 ejecuciones por mes y las comprobaciones ocurren cada 15 minutos.
• Plan de flujo 1: este plan cuesta € 5 por mes. Obtienes 4500 carreras por mes y las comprobaciones ocurren cada tres minutos. También obtienes algunos conectores premium para servicios como MailChimp y Salesforce.
• Plan de flujo 2: este plan cuesta € 15 por mes. Obtienes 15,000 carreras por mes y las verificaciones ocurren cada minuto. Obtiene los mismos conectores premium proporcionados por Flow Plan 1 y también obtiene acceso a la configuración de directivas de la organización y a varios flujos de procesos empresariales.

Puede registrarse para una prueba gratuita durante 90 días en uno de los planes pagos, que debe ser lo suficientemente largo como para averiguar si vale la pena desembolsar el dinero.

¿Qué puedo hacer con Flow?

Flow se trata de eliminar la molestia de las tareas que una computadora podría estar haciendo por usted. Esto podría ser tan simple como recibir una alerta por correo electrónico cuando alguien modifica un archivo en Dropbox o tan complejo como un flujo de trabajo de varios pasos con aprobaciones, alertas y notificaciones que se basa en un análisis de Power BI de datos en tiempo real.

Puede crear tres tipos principales de flujo:

• Automatizado: Un flujo desencadenado automáticamente por un evento, como la llegada de un correo electrónico o el cambio de un archivo.
• Botón: Un flujo activado manualmente por un botón que presiona.
• Programado: Un flujo que se ejecuta a una hora establecida, ya sea una vez o como una acción recurrente.

Los usuarios empresariales en un plan de pago también tienen acceso a los flujos de procesos de negocio, que guían al personal a través de los pasos para la entrada de datos, con la capacidad de desencadenar más flujos basados en los datos.

A menudo es difícil pensar en formas de usar este tipo de herramienta, por lo que Microsoft ha proporcionado una gran cantidad de plantillas entre las que puede elegir, algunas de ellas diseñadas para situaciones específicas (productividad, ventas, desarrollo de software, etc.) y el resto de ellas utilizando conectores específicos. Un conector es un enlace entre Flow y otra aplicación.

Hay conectores para una gran cantidad de aplicaciones, incluidas todas las aplicaciones de Microsoft con una interfaz SAAS (incluido GitHub), junto con conectores para Slack, Dropbox, Gmail, MailChimp, Jira, Twitter, BaseCamp y docenas más. Algunos de ellos solo están disponibles para clientes premium (es decir, de pago), pero la mayoría de estos son servicios empresariales como BitBucket y Salesforce que no necesitaría como usuario personal. También hay conectores para protocolos como FTP y RSS. En total hay conectores para 323 aplicaciones y protocolos en el momento de escribir este artículo, y puede escribe el tuyo propio si necesitas uno diferente.

¿Es flow mejor que IFTTT?

La respuesta a eso depende de lo que necesites de ellos. El flujo es más emprendedorcentrado en se- y software; IFTTT está más centrado en el usuario y en IoT. Si quieres que tus luces se enciendan en respuesta a un mensaje de Slack, IFTTT es tu mejor opción. Si desea que una lista de SharePoint se actualice cada vez que alguien responda a una encuesta que creó, Flow es la mejor opción. Ambos son buenos en lo que hacen, y para algunas tareas, puedes usarlos felizmente.