La guía para principiantes de Google Sheets

Si recién está comenzando a usar Hojas de cálculo de Google, sus amplias funciones y complementos pueden ser un poco abrumadores. Aquí hay algunos consejos para que pueda comenzar a usar esta poderosa alternativa gratuita a Microsoft Excel.

¿Qué es Google Sheets?

Si has oído hablar de Google Sheets antes, no dudes en saltar adelante. Si nunca has oído hablar de él, aquí hay un curso intensivo sobre lo que necesitas saber. Repasaremos los conceptos básicos y te pondremos a prueba lo que es Hojas de cálculo de Google y cómo puedes comenzar de inmediato.

Google Sheets es un programa gratuito de hojas de cálculo basado en la web ofrecido por Google como parte de su suite ofimática completa, Google Drive, para competir con Microsoft Office. Los otros servicios principales incluidos en la suite basada en la nube son Docs (Word) y Slides (Powerpoint).

Google Sheets está disponible en todos los dispositivos y plataformas; todo lo que necesita es una conexión a Internet y un navegador web (o, en el caso de dispositivos móviles, las aplicaciones aplicables). Google hace el resto y maneja la peor parte del trabajo pesado mientras ejecuta el software en la nube.

Sheets admite varios tipos de archivos diferentes, incluidos XLS, XLSX, XLSM, TXT, ODS y CSV, lo que facilita la visualización y conversión de archivos de Microsoft Office directamente desde Google Drive.

Y dado que Hojas de cálculo es un programa de hoja de cálculo en línea, puede compartir y colaborar con varias personas en el mismo documento, realizando un seguimiento de revisiones, cambios y sugerencias, todo en tiempo real.

¿Has escuchado lo suficiente? Empecemos.

Cómo registrarse para obtener una cuenta

Lo primero que tendrás que hacer antes de poder usar Hojas de cálculo de Google es registrarte para obtener una cuenta de Google (una cuenta de @gmail). Si ya tiene una cuenta, no dude en pasar a la siguiente sección. De lo contrario, repasaremos la forma sencilla de crear una cuenta de Google y configurarlo con Hojas de cálculo.

Dirígete a accounts.google.com, haga clic en “Crear cuenta” y luego en “Para mí”.

En la página siguiente, deberá proporcionar cierta información para crear una cuenta, como nombres y apellidos, nombre de usuario y contraseña.

Además, debe verificar su número de teléfono para asegurarse de que es un humano real y no un bot.

Después de verificar su número de teléfono, las páginas posteriores requieren que proporcione una dirección de correo electrónico de recuperación, fecha de nacimiento y sexo, así como que acepte la declaración de privacidad y los términos de servicio. Termina eso, y serás el orgulloso nuevo propietario de una cuenta de Google.

Cómo crear una hoja de cálculo en blanco

Ahora que tienes una cuenta de Google, es hora de crear tu primera hoja de cálculo. Dirígete a Hojas de cálculo de Google y coloque el cursor en el icono multicolor “+” en la esquina inferior derecha.

El + se convierte en un icono de lápiz verde; haga clic en él.

También puede escribir sheets.new en la barra de direcciones y presione Entrar para crear y abrir automáticamente una nueva hoja de cálculo en blanco en la pestaña actual.

Cómo importar una hoja de cálculo de Microsoft Excel

Incluso si eres completamente nuevo en Google Sheets, es posible que ya tengas una reserva de archivos de Microsoft Excel que te gustaría poder usar. Si ese es el caso, entonces todo lo que tiene que hacer es cargar todos sus documentos de Excel, y Google hace el resto. Si bien es posible que no admita algunas de las características y efectos más avanzados de algunas hojas de cálculo de Excel, funciona bastante bien y siempre agrega más funciones.

Al importar un documento de Excel, puedes usar Hojas de cálculo de Google o Conducir para subir tus archivos. Ambos métodos le permiten arrastrar y soltar un archivo desde su computadora directamente en el navegador web para cargas fáciles. Tu Drive alberga todos tus archivos cargados, pero por conveniencia, cuando te diriges a la página de inicio de Hojas de cálculo, solo te muestra archivos de tipo hoja de cálculo.

Del Página de inicio de Hojas de cálculo de Google, haga clic en el icono de la carpeta en la parte superior derecha, haga clic en la pestaña “Cargar” y, a continuación, arrastre un archivo de Excel desde su computadora.

Una vez que se carga el archivo de Excel, Hojas de cálculo lo convierte y abre automáticamente, listo para que comiences a editarlo, compartirlo y colaborar.

Para abrir un archivo de Excel que desea editar que ya está cargado, haga clic en el archivo con la ‘X’ verde junto al nombre del archivo de su Página de inicio de Hojas de cálculo de Google.

Haga clic en ver el archivo de Excel o editarlo en Hojas de cálculo desde el cuadro de diálogo que aparece.

Cuando termine con el documento, puede descargarlo en formato XLSX o ODS, PDF, HTML, CSV o TSV. Haga clic en Archivo > Descargar Como luego haga clic en el formato deseado, y se descargará directamente a donde se guardan los archivos desde su navegador.

Cómo colaborar en documentos con otros

Una de las mejores características de Hojas de cálculo de Google es la capacidad de generar un enlace que se pueda compartir y que permita a cualquier persona con él ver, comentar o editar su documento. En lugar de enviar un archivo de ida y vuelta entre colaboradores, puede hacer ediciones y sugerencias a la vez, como si todos estuvieran acurrucados en la misma computadora en tiempo real. La única diferencia es que cada persona tiene su propio cursor de entrada de texto para usar en su computadora personal.

Desde el documento que desea compartir, haga clic en el botón verde “Compartir” para elegir cómo y con quién desea enviar un enlace a su archivo. Puede ingresar direcciones de correo electrónico manualmente o hacer clic en “Obtener enlace compartible” en la esquina superior para entregar la invitación usted mismo.

Desde el menú desplegable, puede editar la cantidad de energía que los usuarios compartidos tienen sobre el archivo cuando selecciona una de estas opciones:

  • Apagado: El uso compartido está deshabilitado. Si has compartido previamente un enlace con otras personas, ya no funcionará y revocará los permisos que alguna vez tuvieron.
  • Cualquier persona con el enlace puede editar: Proporciona a los usuarios compartidos acceso completo de lectura/escritura. Sin embargo, todavía no pueden eliminarlo de tu Drive, esto es solo por el contenido del archivo.
  • Cualquier persona con el enlace puede comentar: Permite a los usuarios compartidos dejar comentarios si lo desean, lo que es ideal para proyectos de equipo.
  • Cualquier persona con el enlace puede ver: Los usuarios compartidos pueden ver el archivo, pero no pueden editarlo de ninguna manera. Esta es la acción predeterminada cuando compartes un archivo y la mejor opción si intentas compartir un archivo para descargarlo.

Puedes hacer mucho más con estos enlaces para compartir, que también funcionan con otros archivos de Drive y en dispositivos móviles. Para una visión más profunda de cómo funcionan estos enlaces y cómo generarlos, echa un vistazo a nuestra publicación.

Proteger las celdas de las hojas compartidas de la edición

La capacidad de compartir y colaborar en documentos con Hojas de cálculo de Google es una de las mejores características, sin duda. Sin embargo, a veces se quiere mantener la integridad de ciertas células y detener a cualquiera que intente alterarlas. Por lo tanto, si ha compartido una hoja de cálculo con un grupo de personas pero desea evitar que puedan editar celdas específicas en el archivo, es posible que desee revocar su acceso a ellas.

Resalte todas las celdas que desee proteger y, a continuación, haga clic en Datos > Proteger hojas y rangos en la barra de herramientas.

El panel Hojas y rangos protegidos aparece a la derecha. Aquí, puede ingresar una breve descripción y luego hacer clic en “Establecer permisos” para personalizar los permisos de protección de la celda.

De forma predeterminada, cualquier persona que ya tenga permiso para editar el documento puede editar todas las celdas de la página. Haga clic en el menú desplegable debajo de “Restringir quién puede editar este rango” y luego haga clic en “Personalizado” para establecer quién puede editar las celdas seleccionadas.

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En la lista de personas que pueden editar, todas las personas con las que hayas compartido permisos de edición ya están seleccionadas de forma predeterminada. Anule la selección de cualquier persona que no desee para poder editar las celdas seleccionadas y, a continuación, haga clic en “Listo”.

Cada vez que alguien intenta alterar o editar las celdas que acaba de proteger, ve un mensaje que le informa que las celdas/ hoja

¿Solo quieres mostrar una advertencia antes de que alguien edite las celdas, o tal vez proteger una hoja de cálculo completa? Echa un vistazo a nuestra publicación para obtener más detalles.

Cómo ver todos los cambios recientes en un documento

Cuando compartes documentos con otras personas, es difícil realizar un seguimiento de todos los pequeños cambios que ocurren si no estás presente. Para eso, hay un historial de revisiones. Hojas de cálculo de Google realiza un seguimiento de todos los cambios que se producen en un documento y los agrupa en puntos, manteniendo el desorden. Incluso puede revertir un archivo a cualquiera de las versiones anteriores enumeradas en el historial con el clic de un mouse.

Puedes vPara obtener una lista de todos los cambios recientes, haga clic en Historial de versiones de file > > ver historial de versiones.

Los cambios realizados por cada miembro del equipo son de diferentes colores, lo que facilita el seguimiento de quién hizo qué mientras no estaba mirando.

Cómo usar Hojas de cálculo de Google sin conexión

¿Qué sucede si necesitas acceder a Hojas de cálculo de Google pero no tienes conexión a Internet? Aunque Sheets es un producto basado en la web, eso no significa que no pueda usarlo sin conexión. Debe descargar una extensión para Chrome y asegurarse de habilitar el archivo para su uso sin conexión de antemano. Cualquier cambio que realice en el archivo se actualizaría la próxima vez que se conectara a Internet.

Después de descargar el extensión oficial para ChromeVete a Hojas de cálculo de Google‘ página de inicio y en la esquina superior izquierda, haga clic en el menú Hamburguesa > Configuración. Una vez aquí, cambie “Sin conexión” a la posición Encendido, luego haga clic en “Aceptar”.

Para ahorrar espacio de almacenamiento en tu equipo local, Google solo descarga y hace que los archivos a los que se ha accedido más recientemente estén disponibles sin conexión. Para habilitar manualmente un archivo, haga clic en el icono de tres puntos y, a continuación, cambie “Disponible sin conexión” a Activado.

Traducir palabras directamente en Hojas de cálculo de Google

¿Necesita traducir palabras o frases de un idioma a otro sin salir de la página? Bueno, hay una fórmula especial que puedes usar para traducir palabras individuales, o incluso un lote de ellas, directamente en las celdas de Hojas de cálculo de Google. La fórmula se ve así:

=GOOGLETRANSLATE("text", "source language", "target language")

Cuando desee traducir texto en el documento, puede escribir las palabras para traducir directamente en la fórmula o escribir en la celda que contiene la palabra o frase que desea traducir. Aquí hacemos referencia al texto en la celda A2, especificamos el idioma de entrada como inglés (en) y la salida como chino (zh), luego presionamos Enter y lo vemos hacer lo suyo.

Si tiene una lista de palabras en una sola columna, todo lo que necesita hacer es seleccionar la celda que contiene la fórmula y, a continuación, arrastrar el cuadrado azul hacia abajo hasta la fila deseada.

Si alguna vez ha utilizado Google Translate antes, sabe que no es preciso el 100% del tiempo, pero funciona bien como una solución confiable para palabras y frases comunes.

Automatice tareas tediosas con macros

Hojas de cálculo de Google te permite automatizar tareas repetitivas con una secuencia específica de instrucciones para aumentar la productividad dentro de tus hojas de cálculo. Al hacer clic en “Grabar”, Sheets crea un script con todo el código para replicar pasos tediosos y monótonos.

Cuando grabas una macro en Hojas de cálculo de Google, se crea automáticamente un script de aplicaciones con todo el código para replicar tus acciones por ti. Esto significa que puede crear macros complejas sin saber cómo escribir código. La próxima vez que lo ejecute, Sheets hará todo lo que hizo cuando grabó la macro. Esencialmente, estás enseñando a Google Sheets cómo manipular un documento a tu gusto con un solo comando.

Aquí hay algunos ejemplos de su poderosa funcionalidad:

  • Aplicar formato y estilos.
  • Crea hojas de cálculo completamente nuevas.
  • Utiliza cualquier función, barra de herramientas, menú o función de Hojas de cálculo de Google.

El cielo es el límite.

Para empezar, enciende una hoja de cálculo de Google y haz clic en Herramientas > macros > Grabar macro.

Esto abre el menú de grabación en la parte inferior de la ventana, con dos opciones para capturar sus acciones:

  • Referencias absolutas: La macro realizará tareas solo en las celdas exactas que registre. Si pone en cursiva la celda B1, la macro solo pondrá en cursiva B1, independientemente de la celda en la que haya hecho clic.
  • Referencias relativas: La macro realizará tareas en las celdas seleccionadas, independientemente de dónde se encuentren en la hoja. Si pone en cursiva B1 y C1, puede volver a utilizar la misma macro para poner en cursiva las celdas D1 y E1 más adelante.

Seleccione si desea una referencia absoluta o relativa, luego puede comenzar a hacer clic, dar formato y enseñar a Hojas de cálculo en qué orden desea que se repliquen estas acciones.

Ahora, puede comenzar a mover celdas, aplicar formatos, crear funciones, etc.

Una vez que haya capturado todas las acciones de esta macro, haga clic en “Guardar”.

Escriba un nombre para la macro. Google también te permite crear accesos directos para hasta diez macros. Si quieres enlazar una macro a un método abreviado de teclado, ingrese un número del 0 al 9 en el espacio proporcionado. Cuando termine, haga clic en “Guardar”.

Si necesita modificar el nombre o el acceso directo de la macro, puede editar una macro haciendo clic en Herramientas > Macros > Administrar macros.

En la ventana que se abre, modifique como desee y luego haga clic en “Actualizar”.

La próxima vez que presione el acceso directo asociado con la macro, se ejecutará sin tener que abrir el menú de macros desde la barra de herramientas.

Si la macro es una referencia absoluta, puede ejecutar la macro presionando el método abreviado de teclado o ir a Herramientas > Macros > La macro y, a continuación, haga clic en la opción adecuada.

De lo contrario, si la macro es una referencia relativa, resalte las celdas de la hoja de cálculo en las que desea que se ejecute la macro y, a continuación, presione el acceso directo correspondiente, o haga clic en él desde Herramientas > Macros > Su macro.

Si bien esto debería ayudarlo a comenzar, tenemos una inmersión más profunda en el uso de las macros de Hojas de cálculo de Google si desea obtener más información.

Eliminar duplicados

¿Necesita eliminar un montón de entradas duplicadas en su hoja de cálculo? Eso no es ningún problema con la función incorporada de Google Sheets que hace precisamente eso. Elimine fácilmente los valores duplicados de su hoja de cálculo sin tener que escribir un script o hacerlo manualmente usted mismo.

Resalte la tabla o las celdas que contienen duplicados que desea eliminar y, a continuación, haga clic en Datos > Quitar duplicados. Si los datos tienen una fila de encabezado, asegúrese de marcar la casilla “Los datos tienen fila de encabezado” y, a continuación, haga clic en “Eliminar duplicados”.

Los mejores complementos de Hojas de cálculo de Google

Ahora que ha aprendido todos los conceptos básicos de Hojas de cálculo de Google, puede convertirse en un verdadero usuario avanzado con la adición de complementos. Los complementos se parecen mucho a las extensiones para navegadores web, pero son específicos de Hojas de cálculo de Google y le permiten obtener funciones adicionales de desarrolladores externos. Puede instalar herramientas para encontrar hechos y calcular fórmulas automáticamente, ‘Entregar’ documentos a los estudiantes, generar informes comerciales e incluso enviar correos electrónicos directamente desde un documento.

Si está buscando algunos de los mejores complementos para comenzar, lo tenemos cubierto.

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