Has estado usando el correo electrónico desde siempre, pero ¿sabes lo que significa toda esa jerga del correo electrónico? Sigue leyendo para obtener más información sobre las diferencias entre las diversas formas en que puedes recibir correos electrónicos.

Ya sea que use el correo electrónico de la empresa, un servicio web como Gmail o Outlook.com, o su propio servidor de correo electrónico, hay más en recibir correo electrónico de lo que podría parecer en la superficie. Si ha configurado un cliente de correo electrónico, sin duda se ha encontrado con opciones como POP3, IMAP y Exchange. Vamos a echar un vistazo a la diferencia entre los clientes de correo electrónico y el correo web, y a los diferentes protocolos utilizados.

Clientes de correo electrónico vs Webmail

Antes de explicar los diferentes protocolos utilizados para descargar correos electrónicos, tomemos unos minutos para comprender las cosas más simples: la diferencia entre clientes de correo electrónico y correo web. Si alguna vez has iniciado una cuenta de Gmail, Outlook.com u otra cuenta de correo electrónico en línea, has utilizado el correo web. Si usas una aplicación como Microsoft Outlook, Windows Live Mail o Mozilla Thunderbird para administrar tus correos electrónicos, estás usando un cliente de correo electrónico.

Tanto los clientes de correo web como los de correo electrónico envían y reciben correo electrónico, y utilizan métodos similares para hacerlo. Webmail es una aplicación que está escrita para ser operada a través de Internet a través de un navegador, generalmente sin aplicaciones descargadas o software adicional necesario. Todo el trabajo, por así decirlo, lo realizan computadoras remotas (es decir, servidores y máquinas a las que se conecta a través de Internet).

Los clientes de correo electrónico son aplicaciones que instala en dispositivos locales (es decir, su PC personal o de trabajo, una tableta o un teléfono inteligente). Las aplicaciones cliente interactúan con servidores de correo electrónico remotos para descargar y enviar correo electrónico a quien le pueda interesar. Parte del trabajo de back-end de enviar correo electrónico y todo el trabajo de front-end de crear una interfaz de usuario (lo que mira para recibir su correo electrónico) se realiza en su dispositivo con la aplicación instalada, en lugar de en su navegador con instrucciones del servidor remoto. Sin embargo, muchos proveedores de correo web también permiten a los usuarios usar clientes de correo electrónico con su servicio, y aquí es donde puede comenzar a ser confuso. Veamos un ejemplo rápido para explicar la diferencia.

Supongamos que te registras para obtener una nueva dirección de correo electrónico con Gmail de Google. Comienza a enviar y recibir correo electrónico a través del servicio de correo web conectándose a él en su navegador. Google te está proporcionando dos cosas. El primero es un front-end web donde puedes leer, organizar y redactar mensajes. El segundo es un back-end del servidor de correo donde se realiza todo el almacenamiento y enrutamiento de mensajes.

Ahora, supongamos que decides que no te gusta la interfaz de Gmail de Google, por lo que decides cambiar a un cliente de correo electrónico que admita Gmail, ya sea la interfaz oficial de Gmail o algo así como la aplicación de correo incorporada en tu dispositivo. Ahora, en lugar de usar su cliente basado en la web (la interfaz web de Gmail) para interactuar con los servidores de Gmail de Google, la aplicación que está utilizando interactúa directamente con los servidores de correo, eludiendo el correo web por completo.

Todos los proveedores de correo web ofrecen la posibilidad de utilizar su sitio web para llevar a cabo su negocio o para conectar a un cliente a sus servidores y hacer las cosas de esa manera.

Si está utilizando un cliente de correo electrónico, ya sea para conectarse al servidor de un proveedor de correo web, a su propio servidor de correo o a los servidores de su empresa, ese cliente se conectará mediante uno de varios protocolos de correo electrónico como POP3, IMAP o Exchange. Entonces, echemos un vistazo más de cerca a esos.

POP3

El Protocolo de oficina de correos (POP) ofrece una forma de interactuar con los servidores de correo que se remonta a una Internet muy diferente a la que usamos hoy en día. Las computadoras tendían a no tener acceso permanente a Internet. En su lugar, se conectó a Internet, hizo lo que tenía que hacer y luego se desconectó. Esas conexiones también tenían un ancho de banda bastante bajo en comparación con lo que tenemos acceso hoy en día.

Los ingenieros crearon POP como una forma muy simple de descargar copias de correos electrónicos para leerlos sin conexión. La primera versión de POP se creó en 1984, con la revisión POP2 creada a principios de 1985. POP3 es la versión actual de este estilo particular de protocolo de correo electrónico, y sigue siendo uno de los protocolos de correo electrónico más populares. POP4 ha sido propuesto, y puede ser desarrollado algún día, aunque no ha habido mucho progreso en varios años.

POP3 funciona algo como esto. La aplicación se conecta a un servidor de correo electrónico, descarga todos los mensajes al equipo que no se han descargado previamente y, a continuación, elimina los correos electrónicos originales del servidor. Alternativamente, puede configurar su aplicación y servidor para que no eliminen correos electrónicos durante un período de tiempo específico, o incluso para que no eliminen correos electrónicos del servidor en absoluto, incluso si su cliente los ha descargado.

Suponiendo que los correos electrónicos se eliminan del servidor, entonces el único copias de esos mensajes están en su cliente. No puede iniciar sesión desde otro dispositivo o cliente y ver esos correos electrónicos.

Incluso si configura su servidor para que no elimine los mensajes después de que se descarguen, las cosas aún se complican bastante cuando revisa el correo electrónico desde varios dispositivos. Aquí hay algunos ejemplos:

• Cuando envía un correo electrónico, el correo electrónico enviado se almacena en el cliente desde el que lo envió. No podrás ver los mensajes enviados en otros dispositivos.
• Cuando eliminas un correo electrónico en un cliente, solo se elimina en ese cliente. No se elimina de otros clientes que han descargado el mensaje.
• Cada cliente descarga todos los mensajes del servidor. Terminará con múltiples copias de mensajes en diferentes dispositivos, sin una buena manera de ordenar lo que ha leído y cuándo. Al menos, no sin hacer una gran cantidad de reenvío de correo electrónico o portabilidad alrededor de los archivos de buzón.

Si bien esas limitaciones son sustanciales, POP3 sigue siendo un protocolo rápido y robusto que es particularmente útil si solo revisa el correo electrónico desde un dispositivo. Por ejemplo, si solo revisa el correo de su PC con Windows Live Mail, entonces no hay razón para no usar POP3.

IMAP

El Protocolo de acceso a la mensajería de Internet (IMAP) se creó en 1986, pero se adapta bastante bien al mundo moderno de la conectividad a Internet omnipresente y siempre activa. La idea detrás de IMAP era evitar que los usuarios tuvieran que estar atados a un solo cliente de correo electrónico, dándoles la capacidad de leer sus correos electrónicos como si estuvieran “en la nube”.

A diferencia de POP3, IMAP almacena todos los mensajes en el servidor. Cuando se conecta a un servidor IMAP, la aplicación cliente le permite leer esos correos electrónicos (e incluso descargar copias para leer sin conexión), pero todo el negocio real sucede en el servidor. Cuando elimina un mensaje en un cliente, ese mensaje se elimina en el servidor, por lo que no lo verá si se conecta al servidor desde otros dispositivos. Los mensajes de envío también se almacenan en el servidor, al igual que la información sobre qué mensajes se han leído.

Al final, IMAP es un protocolo mucho mejor para usar si se conecta a su servidor de correo desde varios dispositivos. Y en un mundo donde las personas se han acostumbrado a revisar el correo desde sus PC, teléfonos y tabletas, esa es una distinción vital.

Sin embargo, IMAP no está exento de problemas.

Dado que IMAP almacena correos electrónicos en un servidor de correo remoto, normalmente tiene un tamaño de buzón limitado (aunque eso depende de la configuración proporcionada por el servicio de correo electrónico). Si tiene una gran cantidad de correos electrónicos que desea conservar, podría tener problemas para enviar y recibir correo cuando su caja esté llena. Algunos usuarios evitan este problema haciendo copias archivadas localmente de correos electrónicos utilizando su cliente de correo electrónico y, a continuación, eliminándolos del servidor remoto.

Microsoft Exchange, MAPI y Exchange ActiveSync

Microsoft comenzó a desarrollar la API de mensajería (MAPI) poco después de que IMAP y POP se desarrollaran por primera vez. Y en realidad está diseñado para algo más que el correo electrónico. Comparar a fondo IMAP y POP con MAPI es bastante técnico y está fuera del alcance de este artículo.

Pero en pocas palabras, MAPI proporciona una forma para que los clientes de correo electrónico y otras aplicaciones se comuniquen con los servidores de Microsoft Exchange. MAPI es capaz de sincronizar correos electrónicos, contactos, calendarios y otras características al estilo IMAP, todo lo cual está vinculado a clientes o aplicaciones de correo electrónico locales. Si alguna vez ha usado Microsoft Outlook en el trabajo, ha usado MAPI. De hecho, todas las cosas que hace Outlook (correos electrónicos, sincronización de calendarios, búsqueda de información de disponibilidad, sincronización de contactos con la empresa, etc.) funcionan a través de MAPI.

Esta función de sincronización está marcada por Microsoft como “Exchange ActiveSync”. Dependiendo del dispositivo, teléfono o cliente que utilice, esta misma tecnología podría llamarse cualquiera de los tres protocolos de Microsoft (Microsoft Exchange, MAPI o Exchange ActiveSync), pero ofrece una sincronización de correo electrónico basada en servidor muy similar a la proporcionada por IMAP.

Dado que Exchange y MAPI son productos de Microsoft, es probable que solo se encuentre con este protocolo si usa el correo electrónico proporcionado por una empresa que usa servidores de correo de Exchange. Muchos clientes de correo electrónico, incluidas las aplicaciones de correo predeterminadas de Android y iPhone, son compatibles con Exchange ActiveSync.

Otros protocolos de correo electrónico

Sí, hay otros protocolos para enviar, recibir y usar correo electrónico, pero la gran mayoría de las personas usan uno de los tres protocolos principales: POP3, IMAP o Exchange. Dado que estas tres tecnologías probablemente cubren las necesidades de casi todos nuestros lectores, no vamos a entrar en detalles sobre los otros protocolos. Sin embargo, si tiene alguna experiencia en el uso de protocolos de correo electrónico que no se enumeran aquí, estamos interesados en escucharlos, no dude en discutirlos en los comentarios.

En resumen: ¿Qué uso para configurar mi correo electrónico?

Dependiendo de tu estilo personal de comunicar a su proveedor de correo electrónico, puede reducir rápidamente cómo debe usar su correo electrónico.

• Si usa revisar su correo electrónico desde muchos dispositivos, teléfonos o computadoras, use un servicio de correo web o configure sus clientes de correo electrónico para usar IMAP.
• Si usa principalmente webmail y desea que su teléfono o iPad se sincronice con su webmail, también use IMAP.
• Si está utilizando un cliente de correo electrónico en una máquina dedicada (por ejemplo, en su oficina), es posible que esté bien con POP3, pero aún así recomendaríamos IMAP.
• Si tiene un gran historial de correo electrónico y está utilizando un proveedor de correo antiguo sin mucho espacio en la unidad, es posible que desee usar POP3 para evitar quedarse sin espacio en el servidor de correo electrónico remoto.
• Si usa el correo electrónico de la empresa y su empresa usa un servidor de Exchange, tendrá que usar Exchange.

Para nuestros lectores más geeks que ya saben estas cosas, ¡siéntase libre de unirse a la discusión! Háganos saber cómo explica a familiares y compañeros de trabajo con problemas tecnológicos la diferencia en las configuraciones de correo electrónico comunes. Mejor aún, ¡mantén esta guía a mano y ahórrate la molestia de explicarla!