Cómo usar BUSCARV en Excel

BUSCARV es una de las funciones más útiles de Excel, y también es una de las menos entendidas.  En este artículo, desmitificamos BUSCARV a través de un ejemplo de la vida real.  Crearemos un Plantilla de factura para una empresa ficticia.

BUSCARV es un Excel función.  Este artículo asumirá que el lector ya tiene una comprensión pasajera de las funciones de Excel y puede usar funciones básicas como SUM, AVERAGE y TODAY.  En su uso más común, BUSCARV es un base de datos función, lo que significa que funciona con tablas de base de datos, o más simplemente, Listas de cosas en una hoja de cálculo de Excel.  ¿Qué tipo de cosas?   Pozo cualquier algo así.  Es posible que tenga una hoja de trabajo que contenga una lista de empleados, productos, clientes o CD en su colección de CD, o estrellas en el cielo nocturno.  Realmente no importa.

Aquí hay un ejemplo de una lista o base de datos.  En este caso se trata de una lista de productos que vende nuestra empresa ficticia:

Por lo general, las listas como esta tienen algún tipo de identificador único para cada elemento de la lista.  En este caso, el identificador único se encuentra en la columna “Código del artículo”.  Nota: Para que la función BUSCARV funcione con una base de datos/lista, esa lista mosto tener una columna que contenga el identificador único (o “clave” o “ID”), y Esa columna debe ser la primera columna de la tabla.  Nuestra base de datos de muestra anterior satisface este criterio.

La parte más difícil de usar BUSCARV es entender exactamente para qué es.  Así que veamos si podemos aclararlo primero:

BUSCARV recupera información de una base de datos/lista basada en una instancia proporcionada del identificador único.

En el ejemplo anterior, insertaría la función BUSCARV en otra hoja de cálculo con un código de artículo y le devolvería la descripción del artículo correspondiente, su precio o su disponibilidad (su cantidad “En stock”) como se describe en su lista original.  ¿Cuál de estas piezas de información le devolverá?  Bueno, puedes decidir esto cuando estás creando la fórmula.

Si todo lo que necesita es una pieza de información de la base de datos, sería un gran problema ir a construir una fórmula con una función BUSCARV en ella.  Normalmente, usaría este tipo de funcionalidad en una hoja de cálculo reutilizable, como una plantilla.  Cada vez que alguien ingresa un código de artículo válido, el sistema recuperaría toda la información necesaria sobre el elemento correspondiente.

Vamos a crear un ejemplo de esto: Un Plantilla de factura que podemos reutilizar una y otra vez en nuestra empresa ficticia.

Primero iniciamos Excel, y nos creamos una factura en blanco:

Así es como va a funcionar: la persona que usa la plantilla de factura completará una serie de códigos de artículo en la columna “A”, y el sistema recuperará la descripción y el precio de cada artículo de nuestra base de datos de productos. Esa información se utilizará para calcular el total de línea para cada artículo (suponiendo que introduzcamos una cantidad válida).

Con el fin de mantener este ejemplo simple, localizaremos la base de datos del producto en una hoja separada en el mismo libro:

En realidad, es más probable que la base de datos del producto se encuentre en un libro independiente.  Hace poca diferencia en la función BUSCARV, a la que realmente no le importa si la base de datos se encuentra en la misma hoja, una hoja diferente o un libro completamente diferente.

Por lo tanto, hemos creado nuestra base de datos de productos, que se ve así:

Para probar la fórmula de BUSCARV que estamos a punto de escribir, primero ingresamos un código de artículo válido en la celda A11 de nuestra factura en blanco:

A continuación, movemos la celda activa a la celda en la que queremos que se almacene la información recuperada de la base de datos por BUSCARV.  Curiosamente, este es el paso que la mayoría de la gente se equivoca.  Para explicar más: Estamos a punto de crear una fórmula BUSCARV que recuperará la descripción que corresponde al código del elemento en la celda A11.  ¿Dónde queremos que se ponga esta descripción cuando la obtengamos?  En la celda B11, por supuesto.  Así que ahí es donde escribimos la fórmula de BUSCARV: en la celda B11. Seleccione la celda B11 ahora.

Necesitamos localizar la lista de todas las funciones disponibles que Excel tiene para ofrecer, para que podamos elegir BUSCARV y obtener ayuda para completar la fórmula.  Esto se encuentra haciendo clic primero en el botón Fórmulas y, a continuación, haga clic en Función Insertar:

Aparece un cuadro que nos permite seleccionar cualquiera de las funciones disponibles en Excel.

Para encontrar el que estamos buscando, podríamos escribir un término de búsqueda como “buscar” (porque la función que estamos interested in es un Búsqueda función).  El sistema nos devolvería una lista de todas las funciones relacionadas con la búsqueda en Excel. BUSCARV es el segundo de la lista.  Selecciónelo un clic DE ACUERDO.

El Argumentos de función aparece el cuadro, que nos solicita todos los Argumentos (o Parámetros) necesario para completar la función BUSCARV.  Puede pensar en este cuadro como la función que nos hace las siguientes preguntas:

  1. ¿Qué identificador único está buscando en la base de datos?
  2. ¿Dónde está la base de datos?
  3. ¿Qué información de la base de datos, asociada con el identificador único, desea recuperar para usted?

Se muestran los tres primeros argumentos en negrita, indicando que son obligatorio argumentos (la función BUSCARV está incompleta sin ellos y no devolverá un valor válido).  El cuarto argumento no es audaz, lo que significa que es opcional:

Completaremos los argumentos en orden, de arriba a abajo.

El primer argumento que necesitamos completar es el Lookup_value argumento.  La función necesita que le digamos dónde encontrar el identificador único (el código de artículo en este caso) que debería devolver la descripción de.  Debemos seleccionar el código de artículo que introdujimos anteriormente (en A11).

Haga clic en el icono selector a la derecha del primer argumento:

A continuación, haga clic una vez en la celda que contiene el código del elemento (A11) y pulse Entrar:

El valor de “A11” se inserta en el primer argumento.

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Ahora necesitamos introducir un valor para el Table_array argumento.  En otras palabras, necesitamos decirle a BUSCARV dónde encontrar la base de datos / lista.  Haga clic en el icono selector junto al segundo argumento:

Ahora localice la base de datos / lista y seleccione la lista completa : no incluye la línea de encabezado.  En nuestro ejemplo, la base de datos se encuentra en una hoja de cálculo separada, por lo que primero hacemos clic en esa pestaña de hoja de cálculo:

A continuación seleccionamos toda la base de datos, sin incluir la línea de cabecera:

… y prensa Entrar.  El rango de celdas que representa la base de datos (en este caso “‘Product Database’! A2:D7”) se introduce automáticamente para nosotros en el segundo argumento.

Ahora tenemos que entrar en el tercer argumento, Col_index_num.  Utilizamos este argumento para especificar a BUSCARV qué información de la base de datos, asociada con nuestro código de artículo en A11, deseamos que nos devuelvan.  En este ejemplo en particular, deseamos tener el artículo descripción regresó a nosotros.  Si observa la hoja de cálculo de la base de datos, notará que la columna “Descripción” es la segundo en la base de datos.  Esto significa que debemos introducir un valor de “2” en el Col_index_num caja:

Es importante tener en cuenta que no estamos ingresando un “2” aquí porque la columna “Descripción” está en el B en esa hoja de cálculo.  Si la base de datos se inició en la columna K de la hoja de cálculo, todavía ingresaríamos un “2” en este campo porque la columna “Descripción” es la segunda columna en el conjunto de celdas que seleccionamos al especificar el “Table_array”.

Finalmente, debemos decidir si ingresar un valor en el argumento final de BUSCARV, Range_lookup.  Este argumento requiere un verdadero o falso o debe dejarse en blanco.  Cuando se usa BUSCARV con bases de datos (como es cierto el 90% de las veces), la forma de decidir qué poner en este argumento se puede pensar de la siguiente manera:

Si la primera columna de la base de datos (la columna que contiene los identificadores únicos) se ordena alfabéticamente/numéricamente en orden ascendente, entonces es posible introducir un valor de verdadero en este argumento, o déjalo en blanco.

Si la primera columna de la base de datos es no ordenado, o se ordena en orden descendente, entonces usted mosto Introduzca un valor de falso en este argumento

Como la primera columna de nuestra base de datos es no ordenado, entramos falso en este argumento:

¡Eso es todo!  Hemos introducido toda la información necesaria para que BUSCARV devuelva el valor que necesitamos.  Haga clic en el botón DE ACUERDO y observe que la descripción correspondiente al código del artículo “R99245” se ha introducido correctamente en la celda B11:

La fórmula que se creó para nosotros se ve así:

Si entramos en un diferente código de artículo en la celda A11, comenzaremos a ver el poder de la función BUSCARV: La celda de descripción cambia para que coincida con el nuevo código de elemento:

Podemos realizar un conjunto similar de pasos para obtener el artículo precio devuelto a la celda E11.  Tenga en cuenta que la nueva fórmula debe crearse en la celda E11.  El resultado se verá así:

… y la fórmula se verá así:

Nótese que la única diferencia entre las dos fórmulas es el tercer argumento (Col_index_num) ha cambiado de un “2” a un “3” (porque queremos que los datos se recuperen de la 3ª columna de la base de datos).

Si decidimos comprar 2 de estos artículos, introduciríamos un “2” en la celda D11.  Luego ingresaríamos una fórmula simple en la celda F11 para obtener el total de la línea:

=D11*E11

… que se ve así …

Completar la plantilla de factura

Hemos aprendido mucho sobre BUSCARV hasta ahora.  De hecho, hemos aprendido todo lo que vamos a aprender en este artículo.  Es importante tener en cuenta que BUSCARV se puede usar en otras circunstancias además de las bases de datos.  Esto es menos común, y puede ser cubierto en futuros artículos de How-To Geek.

Nuestra plantilla de factura aún no está completa.  Para completarlo, haríamos lo siguiente:

  1. Eliminaríamos el código de elemento de ejemplo de la celda A11 y el “2” de la celda D11.  Esto hará que nuestras fórmulas de BUSCARV recién creadas muestren mensajes de error:

    Podemos remediar esto mediante el uso juicioso de Excel SI() y ISBLANK() Funciones.  Cambiamos nuestra fórmula a partir de esto… =BUSCARV(A11,’Base de datos de productos’! A2:D7,2,FALSO)… a esto…=IF(ISBLANK(A11),””,BUSCARV(A11,’Base de datos de productos’! A2:D7,2,FALSO))

  2. Copiaríamos las fórmulas de las celdas B11, E11 y F11 hasta el resto de las filas de artículos de la factura.  Tenga en cuenta que si hacemos esto, las fórmulas resultantes ya no se referirán correctamente a la tabla de la base de datos.  Podríamos arreglar esto cambiando las referencias de celda para la base de datos a absoluto referencias de celdas.  Alternativamente, y aún mejor, podríamos crear un nombre del rango para toda la base de datos de productos (como “Productos”), y utilice este nombre de rango en lugar de las referencias de celda.  La fórmula cambiaría a partir de esto… =IF(ISBLANK(A11),””,BUSCARV(A11,’Base de datos de productos’! A2:D7,2,FALSO))… a esto… =IF(ISBLANK(A11),””,BUSCARV(A11,Productos,2,FALSO))… y entonces copie las fórmulas en el resto de las filas de elementos de factura.
  3. Probablemente “bloquearíamos” las celdas que contienen nuestras fórmulas (o más bien abrir el Otro celdas), y luego proteger la hoja de trabajo, para garantizar que nuestras fórmulas cuidadosamente construidas no se sobrescriban accidentalmente cuando alguien venga a completar la factura.
  4. Guardaríamos el archivo como un plantilla, para que pueda ser reutilizado por todos en nuestra empresa

Si estuviéramos sintiendo realmente Inteligentemente, crearíamos una base de datos de todos nuestros clientes en otra hoja de trabajo, y luego usaríamos el ID de cliente ingresado en la celda F5 para completar automáticamente el nombre y la dirección del cliente en las celdas B6, B7 y B8.

Si desea practicar con BUSCARV, o simplemente ver nuestra plantilla de factura resultante, se puede descargar desde aquí.

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