Cómo reducir el tamaño de un documento de Microsoft Word

Los documentos de Word pueden obtener documentos enormes, inusualmente largos y complejos con un montón de imágenes incrustadas, fuentes y otros objetos. Pero también parece que los documentos pueden salirse de control aparentemente sin ninguna razón. Si está tratando con un documento enorme, aquí hay algunas cosas que puede intentar reducir su tamaño de archivo.

Cuando tienes un documento de Word que es demasiado grande, lo primero que intentarás es comprimir las imágenes que hay. Esto se debe en parte a que sitios como How-To Geek han escrito artículos completos que explican cómo hacer esto, y en parte porque, bueno, las imágenes siempre parecen aumentar el tamaño de un documento de Word más allá de lo razonable. Aún así, debes seguir adelante y seguir los consejos que escribimos en ese artículo porque si tienes imágenes, te ayudarán.

Pero si no tiene imágenes, o ha seguido esos consejos y necesita reducir más el tamaño del archivo, lo tenemos cubierto. Tenemos muchos consejos para compartir, por lo que los hemos dividido en cosas que definitivamente ayudarán a reducir el tamaño de un documento de Word, cosas que podrían ayudar y algunos consejos comúnmente sugeridos con los que no debería molestarse.

Empecemos.

Consejos que definitivamente ayudarán a reducir el tamaño de un documento

No todos los consejos que encuentres te serán útiles. A veces esto se debe a que no se aplican a su situación (si no tiene imágenes, los consejos sobre cómo comprimir imágenes no serán útiles), pero a veces los consejos son simplemente incorrectos. Hemos probado todos los consejos en esta sección, por lo que sabemos que funcionan.

Convierta su documento al formato DOCX

Microsoft lanzó el formato DOCX en Office 2007, por lo que si todavía está usando .doc formato, es hora de convertir. El tipo de archivo .docx más nuevo esencialmente actúa como un archivo ZIP al comprimir el contenido del documento, por lo que simplemente convertir un archivo .doc al formato .docx hará que su documento sea más pequeño. (Esto también se aplica a otros formatos de Office como Excel (.xls a .xslx), PowerPoint (.ppt a .pptx) y Visio (.vsd a .vsdx), por cierto).

Para convertir el archivo .doc, ábralo en Word y haga clic en Información de > de archivo > Convertir.

Haga clic en “Aceptar” en el mensaje que aparece, haga clic en el botón “Guardar” y Word convierte su documento en .docx. Word realiza esta conversión creando una nueva versión del documento en el nuevo formato, por lo que seguirá teniendo disponible su versión anterior de .doc.

Probamos esto con un archivo de .doc de muestra de 20 páginas que contenía seis imágenes, varias tablas y marcas de formato. El archivo .doc original era de 6.001 KB, pero el archivo de .docx convertido solo pesaba 721 KB. Eso es el 12% del tamaño original. Nada más que sugerimos a continuación hará más para reducir el tamaño de su archivo, por lo que si tiene .doc archivos que puede convertir a .docx, su trabajo podría estar hecho.

Inserte sus imágenes en lugar de copiarlas y pegarlas

Al copiar y pegar una imagen en el documento, Word hace ciertas suposiciones sobre cómo tratarla. Una de estas suposiciones es que desea que la imagen pegada sea un formato BMP, que es un tipo de archivo grande, o a veces PNG, que sigue siendo bastante grande. Una alternativa simple es pegar su imagen en un programa de edición en su lugar, guardarla como un formato más pequeño como JPG y luego usar Insertar > imagen para insertar la imagen en su documento.

Pegar la pequeña captura de pantalla a continuación directamente en un documento de Word en blanco hizo que el tamaño de ese documento saltara de 22 KB a 548 KB.

Pegar esa captura de pantalla en Paint, guardarla como JPG y luego insertar esa JPG en un documento en blanco hizo que el documento saltara a solo 331 KB. Eso es un poco más del 40% más pequeño. Aún mejor, el uso del formato GIF dio como resultado un documento que era más del 60% más pequeño. Escalado hacia arriba, esa es la diferencia entre un documento de 10 MB y un documento de 4 MB.

Por supuesto, no siempre puedes salirte con la suya. A veces, necesitará la mejor calidad de imagen que pueden ofrecer formatos como BMP y PNG. Pero si se trata de una imagen pequeña o no necesita una calidad súper alta, usar un formato más liviano e insertar la imagen puede ayudar.

Mientras guardas tu imagen, realiza la edición

Cuando edita una imagen en Word, almacena todas las ediciones de imagen como parte del documento. Esto significa que si recorta una imagen en su documento, Word aún conserva la imagen original completa. Cambie una imagen a blanco y negro y Word seguirá conservando la imagen original a todo color.

Esto aumenta el tamaño del documento innecesariamente, por lo que cuando haya realizado cambios en las imágenes y esté seguro de que no necesita revertir esas imágenes, puede hacer que Word descarte los datos de edición.

Pero mejor que eliminar datos innecesarios de su documento es no tener esos datos innecesarios en su documento en primer lugar. Cualquier las ediciones que puede realizar, incluso las simples como recortar o agregar una flecha, se realizan mejor en un editor de imágenes antes de insertar la imagen en el documento.

Comprime todas tus imágenes de una sola vez

Sí, dijimos al principio que este artículo trataba sobre Otro formas de disminuir el tamaño de su archivo, pero la mayoría de los artículos sobre este tema le dicen cómo comprimir sus imágenes una a la vez (incluido nuestro artículo), y aquí en How-To Geek nos interesa encontrar mejores formas de hacer las cosas.

Haga clic en Archivo > Guardar como > más opciones. (Es posible que tenga “Guardar una copia” en lugar de “Guardar como” si tiene OneDrive con el guardado automático activado).

Esto abre el cuadro de diálogo “Guardar como”, donde se accede a algunas opciones adicionales. Haga clic en Herramientas > Comprimir imágenes.

Esto abre el panel “Comprimir imágenes”, donde puede decidir qué compresión desea aplicar a todas sus imágenes a la vez.

La opción “Aplicar solo a esta imagen” está atenuada porque se trata de una herramienta de todo o nada: todas sus imágenes tendrán estas opciones aplicadas cuando guarde el documento o ninguna de ellas lo hará. Entonces, si desea elegir diferentes opciones para diferentes imágenes, esto no funcionará para usted. Pero si está buscando comprimir todas sus imágenes de una sola vez, esta es la opción para usar.

Seleccione sus opciones, haga clic en “Aceptar” y, a continuación, guarde la nueva versión del documento con todas las imágenes comprimidas.

Dejar de incrustar fuentes en el documento

A menos que estés usando una fuente inusual de una galaxia muy, muy lejana, es casi seguro que cualquier persona con la que comparta su documento podrá leerlo usando su copia de Word (o una alternativa gratuita como Oficina Libre). Entonces, ¿por qué querrías desperdiciar espacio en tu archivo incrustando las fuentes? Para evitar que esto suceda, vaya a Opciones de > de archivos > Guardar y des desactivar la opción “Incrustar fuentes en el archivo”.

Podrías pensar que esto no haría mucha diferencia, pero estarías equivocado. Si tiene activada la incrustación de fuentes y tiene desactivada la opción “No incrustar fuentes comunes del sistema”, la diferencia en el tamaño del archivo es de casi 2 MB. Incluso con “No incrustar fuentes de sistema comunes” activado (lo que significa que no se incluyen fuentes como Calibri, Arial, Courier New, Times New Roman, etc.), el archivo sigue siendo casi 1.3 MB más grande.

Así que sí, deja de incrustar fuentes en tu documento.

Deje de incrustar otros archivos si puede

Recientemente le mostramos cómo incrustar o vincular una hoja de cálculo de Excel en un documento de Word (y también puede hacerlo con otros archivos, como presentaciones de PowerPoint o diagramas de Visio). Si puede vincular a la hoja de cálculo en lugar de incrustarla, se ahorrará la mayor parte del tamaño del archivo de Excel. No lo guardará todo, porque la hoja de cálculo vinculada seguirá agregando algo de tamaño, pero su documento será mucho más pequeño con un enlace que con una inserción completa. Por supuesto, hay inconvenientes en los enlaces, así como beneficios, así que asegúrese de leer ese artículo para entenderlos antes de hacer esto.

Dejar de almacenar una miniatura para el documento

En el pasado, Word le permitió almacenar una imagen en miniatura del documento para que Windows pudiera mostrarle una vista previa en el Explorador de archivos. En estos días, el Explorador de archivos puede hacer esto por sí solo y no necesita ayuda de Word, pero la opción todavía está allí en su documento. En nuestro documento de prueba de 721 KB, activar esta opción aumentó el tamaño del archivo a 3247 KB. Eso es 4.5 veces el tamaño del archivo original, por nada. Encontrará esta configuración en Información de > de archivo > Propiedades > Propiedades avanzadas.

Desactive la casilla de verificación “Guardar miniaturas para todos los documentos de Word” y haga clic en “Aceptar”.

El nombre de esta opción es un poco engañoso porque desactivarla aquí solo afecta al documento que tiene abierto, aunque diga “todos los documentos de Word”. Si esto está activado de forma predeterminada al crear un documento, deberá desactivarlo en la plantilla Normal.dotx y Microsoft lo ha proporcionado. excelentes instrucciones para hacer esto si no está seguro de cómo.

También puede desactivar esta configuración en el diálogo “Guardar como”, donde se llama el un poco más correcto “Guardar miniatura”.

Eliminar información personal y oculta del documento

La información personal no solo aumenta el tamaño de su documento, sino que también puede brindar a sus lectores información que no desea que tengan. También puede haber información que haya sido formateada como oculta, y si no necesita este texto oculto en el documento, ¿por qué no deshacerse de él?

Elimine esta información innecesaria de su documento dirigiéndose a Información de > de archivo > Buscar problemas y luego haciendo clic en el botón “Inspeccionar documento”.

Asegúrese de que “Propiedades del documento e información personal” esté activada y luego haga clic en “Inspeccionar”. Cuando el Inspector haya terminado de ejecutarse, haga clic en “Quitar todo” en la sección “Propiedades del documento e información personal”.

Esta acción redujo el tamaño de nuestro archivo de prueba en 7 KB, por lo que no es una cantidad tremenda. Sin embargo, es una buena práctica eliminar la información personal de sus archivos, por lo que probablemente debería hacerlo de todos modos. Tenga en cuenta que no puede recuperar estos datos después de eliminarlos, así que asegúrese de estar contento de que se vaya antes de eliminarlos. Puede hacer lo mismo con las opciones “Contenido invisible” y “Texto oculto”, pero esto solo hará que su archivo sea más pequeño si tiene contenido oculto.

Desactivar la recuperación automática (si te atreves)

Una de las grandes características de Word, de hecho, una de las grandes características de cada aplicación de Office, es la recuperación automática. Esta característica realiza copias de seguridad periódicas de su archivo mientras trabaja, por lo que si Word se bloquea o su computadora se reinicia inesperadamente (como cuando Windows realiza una actualización del sistema durante la noche), se le presentarán versiones recuperadas automáticamente de documentos abiertos la próxima vez que inicie Word. Por supuesto, todas estas versiones se suman al tamaño de su archivo, por lo que si desactiva la recuperación automática, su archivo será más pequeño.

Te puede ser útil:  Explicación de los discos duros híbridos: por qué es posible que desee uno en lugar de un SSD

Vaya a Opciones de > de archivos > Guardar y desactive la opción “Guardar información de autorrecuperación cada [x minutes]” opción.

Esto no hará una diferencia inmediata, pero evitará que se agreguen nuevas versiones de AutorRecuperación al archivo a medida que trabaje en él.

Solo tenga en cuenta que ya no tendrá versiones de Autorrecuperación, por lo que si Word se bloquea o se cierra inesperadamente, perderá todo su trabajo desde la última vez que lo guardó.

Copie todo en un documento nuevo

A medida que trabaja en un documento, Word guarda varias cosas en segundo plano para ayudarle. Hemos mostrado cómo desactivarlos siempre que sea posible y cómo eliminar los datos que Word recopila, pero es probable que todavía haya cosas en su documento que no necesite. Si se encuentra sujeto a este tipo de deslizamiento del tamaño del documento, puede crear un nuevo documento y luego copiar todo en él.

Comience creando un nuevo documento en blanco. Seleccione todo el contenido del documento actual presionando Ctrl+A. En el nuevo documento, presione Ctrl+V para pegar todo. Esto copia todo su texto, secciones, formato, opciones de diseño de página, numeración de página, todo lo que necesita.

El nuevo documento no tendrá ninguna de las guardadas en segundo plano anteriores, la información de autorrecuperación ni las versiones anteriores, lo que debería reducir el tamaño del archivo.

Tenga en cuenta que hacer esto copiará cualquier dato de edición en sus imágenes, por lo que es posible que desee eliminarlos del documento original primero antes de copiar todo en su nuevo documento. Si no lo haces, no es gran cosa. Aún puede eliminarlo del nuevo documento.

No podemos decirle cuánto ahorrará esto, porque podría ser cualquier cosa, desde unos pocos kilobytes hasta muchos megabytes, pero siempre vale la pena hacerlo si desea eliminar la mayor cantidad de grasa posible de su documento.

Como beneficio adicional, también hemos visto que este truco de copiar / pegar a un nuevo documento resuelve errores extraños en documentos de Word que de otra manera eran difíciles de rastrear.

Consejos que Poder Ayudar a reducir el tamaño de un documento

Algunos consejos parecen que ayudarían, pero no pudimos obtener un resultado positivo con ellos. No estamos diciendo que no ayudarán a reducir el tamaño de su archivo, pero parece que necesitará un conjunto particular de circunstancias para obtener algún beneficio de ellas. Recomendamos encarecidamente probar primero los consejos de la sección anterior y luego probarlos si es necesario.

Desactivar guardados en segundo plano

Cuanto más complicado sea un documento, y cuanto más tiempo haya pasado desde que lo guardó, más tiempo puede tardar en guardarse cuando haga clic en el botón “Guardar”. Para ayudar a evitar esto, Word tiene una configuración en Opciones de > de archivos > Avanzadas denominada “Permitir guardados en segundo plano”.

Esta configuración está habilitada de forma predeterminada y guarda el documento en segundo plano mientras trabaja en él. La idea es que cuando haga clic en “Guardar”, habrá menos cambios para guardar, por lo que se guardará mucho más rápido. Esto es en gran medida un retroceso a los días en que Word ocupaba una cantidad proporcionalmente mayor de recursos del sistema, y en los sistemas modernos, probablemente no sea necesario, especialmente si no está editando documentos enormemente largos o complicados.

El jurado está deliberando sobre si esto hace una diferencia en el tamaño del archivo. Dejar un documento abierto con esta configuración activada no hizo ninguna diferencia en el tamaño de nuestro documento de prueba (mientras que dejar AutoRecover activado hizo aumentar el tamaño del archivo). Realizar modificaciones durante un período de aproximadamente 30 minutos tampoco hizo que el tamaño del documento cambiara apreciablemente, independientemente de si “Permitir guardados en segundo plano” estaba encendido o desactivado. Tampoco el hecho de que se apagara cambió la rapidez con la que se guardó el documento.

En resumen: este depende de ti. Si desactivarlo no reduce el tamaño de su archivo, déjelo encendido, porque cualquier cosa que Word haga para guardar sus documentos automáticamente es algo bueno.

Convertir a RTF y luego convertir de nuevo a DOCX

RTF significa Rich Text Format, y es un estándar abierto para documentos que proporciona un poco más de formato que el texto sin formato, pero no todas las campanas y silbatos de DOCX. La idea de convertir un DOCX a RTF es que elimina todo el formato adicional y cualquier dato oculto para que cuando guarde su RTF como un archivo DOCX, el tamaño del archivo sea menor.

La conversión de nuestro documento de prueba de 20 páginas y 721 KB a RTF cambió el tamaño del archivo a 19.5 MB (así que no use RTF si desea un archivo pequeño). Al convertirlo de nuevo a DOCX, se produjo un archivo de 714 KB. Eso es un ahorro de 7 KB, menos del 1%, y debido a que RTF no podía manejar algunos de los formatos de tabla simples que usamos, tuvimos que reformatear … lo que llevó el tamaño de nuevo a 721 KB.

Este no parece que tenga muchos beneficios para su documento, especialmente cuando el DOCX moderno tiene tantas capacidades de formato que RTF no puede manejar.

Convertir a HTML y luego convertir de nuevo a DOCX

Esta es la misma idea que convertir a RTF, excepto que HTML es un formato web. Nuestra prueba de conversión mostró resultados casi idénticos al uso de RTF.

Probamos esto en nuestro archivo DOCX de 721 KB y lo convirtió en un archivo HTML de 383 KB. Convertirlo de nuevo a DOCX dio como resultado un archivo de 714 KB. Eso es un ahorro del 1%, pero se metió con el formato, especialmente los encabezados, y estos tendrían que ser rehechos.

Descomprimir el documento y comprimirlo

Un documento DOCX es un archivo comprimido, como un archivo que se crea con 7-Xip o WinRar. Esto significa que puede abrirlo con una de esas herramientas y ver todos los contenidos. Un consejo que puede ver es extraer todos los archivos de su DOCX, agregarlos a un archivo comprimido y luego cambiar el nombre de ese archivo a una extensión de archivo DOCX. ¡Oye presto, tienes un documento de Word que ha sido comprimido!  En teoría, esto suena plausible, pero usando 7-Zip y WinRar y varios formatos de archivo, descubrimos que cada vez que intentábamos abrir el archivo .docx que habíamos creado, Word nos decía que el archivo estaba dañado.

Puede haber algún mérito en esta idea, nuestro archivo de 721 KB terminó 72 KB, pero no lo recomendaríamos a menos que desee pasar mucho tiempo jugando con él para tratar de que funcione. Además, el ahorro puede deberse simplemente a que el proceso de compresión ha eliminado / comprimido algo que impide que Word abra el documento, pero no podemos estar seguros.

Consejos comúnmente sugeridos que probablemente no harán ninguna diferencia

Hay algunas sugerencias flotando en Internet que sonido sensato pero no tendrá mucho efecto. Eso no quiere decir que no deba probarlos, solo que no debe esperar mucho impacto en el tamaño de su documento.

Quitar versiones anteriores del documento

Word mantiene las versiones anteriores del documento mientras trabaja en él. Esta es la funcionalidad de guardado automático, y algunas personas sugieren eliminarlas yendo a Información de > de archivos > Administrar documento y eliminando cualquier versión anterior.

Sin embargo, no tiene sentido hacer esto porque esas versiones antiguas se almacenan en el sistema de archivos de Windows, no en su documento de Word. Eliminarlos no hará que su documento sea más pequeño. Si desea eliminar cualquier información de versión anterior del documento, copie el contenido en un documento nuevo o realice una > Guardar como para guardar en un documento nuevo, como sugerimos anteriormente.

Pegar solo texto, no el formato

Cuando desee copiar y pegar de un documento en el documento actual, puede utilizar diferentes opciones de pegado.

La opción predeterminada utilizada si hace clic en el botón “Pegar” (o presiona Ctrl + V) es “Mantener el formato de origen”. Esto copia fuentes y formatos no predeterminados como negrita, cursiva, etc. Pero si hace clic en la opción “Mantener solo texto” en su lugar, esto reducirá, o eso dice la teoría, el tamaño del archivo al eliminar el formato.

Probamos esto con un documento de 20 páginas que tenía varios formatos aplicados al texto en cada página, y la diferencia de tamaño promedio era de poco menos de 2 KB por página. Éste poder sea significativo si tiene un documento de más de 250 páginas, donde totalizaría alrededor de 0.5 MB, pero ¿realmente tendrá un documento de Word de 250 páginas sin formato? Probablemente no, porque sería en su mayoría ilegible, por lo que perdería sus ahorros cuando vuelva a agregar el formato.

Cualquier beneficio de este método es probablemente dPropio del consejo que dimos anteriormente: copie y pegue todo el documento en un nuevo documento para eliminar versiones anteriores, cambios de edición antiguos, etc.

Cambiar el tamaño de la página

Word le da la opción de cambiar el tamaño de la página yendo a Diseño > Tamaño y cambiando del tamaño predeterminado de “Letra”.  Hay consejos que flotan sobre eso, dicen que si elige un tamaño más pequeño, pero similar como “A4”, otros lectores no notarán, y obtendrá un ahorro de tamaño pequeño.

Probamos esto con un documento de 20 páginas usando el tamaño “Carta” que era de 721 KB. Cambiamos el tamaño a “A4”, “A5” (que es la mitad del tamaño de “A4”) y “B5” y nuestro documento se mantuvo estable en 721 KB cada vez. En otras palabras, no hizo ninguna diferencia en el tamaño del archivo en absoluto.

Dejar de incrustar datos lingüísticos

Hay una configuración en Opciones de > de archivos > Avanzado llamada “Incrustar datos lingüísticos”, y verá consejos en varios lugares que le indicarán que desactive esto. En la superficie, esto suena razonable: ¿no aumentarían los datos lingüísticos adicionales el tamaño de un documento?

En resumen, la respuesta es no si está utilizando un archivo de .docx moderno. Word maneja los datos lingüísticos entre bastidores y no ocupa ningún espacio en el documento.

Desactivar esta opción puede marcar una ligera diferencia en los archivos .doc más antiguos, pero incluso entonces solo si ha utilizado una herramienta de escritura a mano y Word tiene algo de “información de corrección de reconocimiento de escritura a mano” para almacenar. De lo contrario, no hace ninguna diferencia en absoluto.


Esa es nuestra lista bastante completa de formas en que puede reducir su tamaño a los archivos de Word, pero siempre estamos buscando nuevos métodos para probar (o desacreditar). Dispara en los comentarios si conoces una técnica que nos hemos perdido, ¡y la comprobaremos!

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