Cómo firmar electrónicamente documentos PDF sin imprimirlos y escanearlos

Se le ha enviado un documento por correo electrónico, y tiene que firmarlo y enviarlo de vuelta. Puede imprimir el documento, firmarlo y luego volver a escanearlo y enviarlo por correo electrónico. Pero hay una manera mejor y más rápida.

Le mostraremos cómo agregar rápidamente su firma a cualquier documento PDF, guardándolo como un archivo PDF estándar que se puede leer en cualquier lugar. Puede hacer esto en Windows, Mac, iPad, iPhone, Android, Chrome OS, Linux, la plataforma que prefiera.

Firmas electrónicas, no firmas digitales

  1. Windows: Abra el PDF en Adobe Reader y haga clic en el botón “Rellenar y firmar” en el panel derecho.
  2. Mac: Abra el PDF en Vista previa, haga clic en el botón Cuadro de herramientas y, a continuación, haga clic en Firmar
  3. iPhone y iPad: Abra el archivo PDF adjunto en Mail, luego haga clic en “Marcado y respuesta” para firmar.
  4. iPhone y Android: Descargue Adobe Fill & Sign, abra el PDF y toque el botón Firma.
  5. Cromo: Instale la extensión HelloSign, cargue su PDF y haga clic en el botón Firma.

Primero, vamos a enderezar un poco la terminología. Este artículo trata sobre electrónico firmas, no digital firmas, que son otra cosa completamente otra. Una firma digital es criptográficamente segura y verifica que alguien con su clave de firma privada (en otras palabras, usted) haya visto el documento y lo haya autorizado. Es muy seguro, pero también complicado.

Una firma electrónica, por otro lado, es simplemente una imagen de su firma superpuesta sobre un documento PDF. Puedes hacerlo con todo tipo de apps, y es lo que la mayoría de la gente requerirá cuando te envíen un documento para firmar. Envíales un archivo PDF con una firma digital y no sabrán qué hacer con él. Para muchas empresas, simplemente aceptar documentos firmados por correo electrónico en lugar de obligarlo a enviarlos por fax es un gran salto tecnológico.

Así que claro, los siguientes métodos no son perfectamente seguros, pero tampoco lo es imprimir algo, garabatearlo con un bolígrafo y luego escanearlo nuevamente. ¡Al menos esto es más rápido!

Windows: Usar Adobe Reader

Si bien Adobe Reader no es el visor de PDF más ligero, es uno de los más repletos de funciones y, de hecho, tiene un excelente soporte para firmar documentos PDF. Otros lectores de PDF de terceros pueden ofrecer esta función, pero generalmente requieren que compre una versión paga antes de usar sus funciones de firma.

Para firmar un documento con Adobe Reader, primero abra el documento PDF en el cuadro de diálogo Adobe Acrobat Reader DC aplicación. Haga clic en el botón “Rellenar y firmar” en el panel derecho.

Haga clic en el botón “Firmar” de la barra de herramientas y seleccione “Agregar firma” para agregar su firma a Adobe Acrobat Reader DC.

Si necesita agregar otra información al documento, puede utilizar los otros botones de la barra de herramientas para hacerlo. Por ejemplo, puede escribir texto o agregar marcas de verificación para rellenar formularios mediante los botones de la barra de herramientas Rellenar y firmar.

Puede crear una firma de una de tres maneras. De forma predeterminada, Adobe Reader selecciona “Tipo” para que pueda escribir su nombre y convertirlo en una firma. Esto no se parecerá a su firma real, por lo que probablemente no sea ideal.

En su lugar, es probable que desee seleccionar “Dibujar” y luego dibujar su firma con el mouse o una pantalla táctil. También puede seleccionar “Imagen” si desea firmar un pedazo de papel, escanearlo con un escáner y, a continuación, agregar su firma escrita a Adobe Reader. (Sí, esto requiere escaneo, pero solo tiene que hacerlo una vez, después de lo cual puede usar esa firma en cualquier documento que firme electrónicamente en el futuro).

Después de crear una firma, haga clic en “Aplicar” para aplicarla al documento. Deje “Guardar firma” marcado y podrá agregar rápidamente esta firma en el futuro.

Coloque su firma donde la desee con el mouse y haga clic para aplicarla. Si elige guardar su firma, en el futuro podrá accederla fácilmente en el menú “Firmar”.

Para guardar el documento PDF firmado, haga clic en Archivo > Guardar y seleccione una ubicación para el archivo.

Mac: Usar vista previa

Los usuarios de Mac tienen más suerte que los usuarios de Windows. La aplicación Preview incluida con macOS tiene funciones integradas de firma de documentos. Gracias a los excelentes trackpads construidos en MacBooks, puede dibujar su firma en el trackpad con uno de sus dedos para ingresarla en Vista previa. En una nueva MacBook con un trackpad “Force Touch”, esto es incluso sensible a la presión, lo que permite firmas aún más precisas.

También puede firmar un pedazo de papel y “escanearlo” con su cámara web, si prefiere crear su firma a la antigua usanza (o si tiene un iMac sin trackpad).

Para firmar un documento, abra un documento PDF en Vista previa (esta debería ser la aplicación predeterminada que se abre al hacer doble clic en un archivo PDF, a menos que lo haya cambiado). Haga clic en el botón “Mostrar barra de herramientas” en forma de caja de herramientas y, a continuación, haga clic en el botón “Firmar” en la barra de herramientas que aparece.

Se te pedirá que crees una firma arrastrando el dedo sobre el trackpad o firmando un trozo de papel y escaneándolo con tu cámara web. Capture su firma una vez y Preview la recordará para el futuro.

Una vez que haya capturado una firma, puede seleccionarla en el menú que aparece después de hacer clic en el botón “Firmar”. Su firma se aplica como una imagen que se puede arrastrar y cambiar de tamaño para que se ajuste al documento.

Las otras opciones de la barra de herramientas le permiten escribir texto y dibujar formas en el documento, lo que le permite completar formularios, si es necesario.

Cuando haya terminado, haga clic en Archivo > Guardar para guardar el PDF, aplicando su firma al archivo. También puede hacer clic en Archivo > Duplicar en su lugar para crear una copia del PDF y guardar los cambios en una nueva copia del archivo sin modificar el original.

Si no te gusta Vista previa por cualquier motivo, también puedes usar Adobe Reader DC en un Mac. Funcionará igual que firmar un documento en Windows, así que consulte las instrucciones en la sección de Windows para obtener información al respecto.

Te puede ser útil:  ¿Qué es la aplicación de inicio de sesión de Windows (winlogon.exe) y por qué se ejecuta en mi PC?

iPhone y iPad: usar Mail o Adobe Fill & Sign

En un iPhone o iPad, puedes firmar documentos con la función de marcado de la aplicación iPhone o iPad Mail. Si tiene una Mac y usa Vista previa para firmar documentos, su firma se sincronizará desde su Mac a su iPhone o iPad para que no tenga que crearla por segunda vez.

Esta función es conveniente, pero solo funciona si desea firmar documentos en la aplicación Correo. Por ejemplo, es posible que se le envíe por correo electrónico un documento PDF y es posible que deba firmarlo y devolverlo por correo electrónico.

Para hacer esto, deberá recibir un correo electrónico con un archivo PDF adjunto, tocar el archivo PDF adjunto y hacer clic en el icono “Marcado y respuesta” en forma de caja de herramientas en la esquina inferior derecha de la pantalla mientras ve el PDF.

A continuación, podrá agregar una firma tocando el botón de firma en la esquina inferior derecha de la pantalla. También puede escribir texto y dibujar en el documento, si lo desea.

Cuando toque “Listo”, la aplicación Correo creará automáticamente una respuesta al correo electrónico con su documento firmado adjunto. Puede escribir un mensaje de correo electrónico y, a continuación, enviar el documento firmado.

Si bien esto es conveniente, solo funciona en la aplicación Correo, por lo que es muy limitado. Si desea hacer esto desde cualquier otra aplicación, necesitará una aplicación de firma de terceros.

Hay bastantes opciones aquí, pero nos gusta Adobe Adobe Fill & Sign aplicación, que le permite firmar un número ilimitado de documentos de forma gratuita. Incluso puede capturar imágenes de documentos en papel con su cámara, por lo que puede crear copias digitales de formularios en papel. Puede firmar un documento escribiendo en su pantalla táctil con un dedo o un lápiz, y también le permiten escribir texto en documentos PDF para completarlos.

Para obtener un documento PDF de otra aplicación en Adobe Fill & Sign, busque el archivo PDF en otra aplicación, toque el botón “Compartir” y elija la aplicación Adobe Fill & Sign. A continuación, puede tocar el botón de firma para firmar fácilmente el documento. Cuando haya terminado, toque el botón “Compartir” dentro de Adobe Fill & Sign para enviar el documento firmado a otra aplicación.

Si eres una empresa que busca una herramienta con más funciones, o si simplemente no te gusta Adobe Sign & Fill, también nos gusta especialmente SignNow. Funciona muy bien y le permite firmar documentos con el dedo. Puede registrar hasta cinco documentos al mes de forma gratuita, pero después de eso, requiere una tarifa de suscripción mensual. Es una buena alternativaernativo, sin embargo.

Android: Usar Adobe Fill & Sign

Android no viene con una aplicación incorporada que pueda hacer esto. En su lugar, deberá usar una aplicación de terceros. Al igual que en el iPhone y el iPad, nos gusta Adobe Fill & Sign, que le permite firmar un número ilimitado de documentos al mes de forma gratuita. También puede capturar imágenes de documentos en papel con su cámara para que pueda firmarlos electrónicamente.

Después de instalar la aplicación, puede abrir documentos PDF en la aplicación y tocar el botón de firma para firmarlos. A continuación, puede compartir el documento firmado con otra aplicación tocando el botón “Compartir”.

Al igual que en iPhone y iPad, también recomendamos SignNow si desea algo un poco más lleno de funciones y está dispuesto a pagar (ya que solo ofrece hasta cinco firmas al mes de forma gratuita).

Chromebook: Usar HelloSign

En un Chromebook, encontrarás una variedad de servicios de firma web que funcionan para ti. Nos gusta HelloSign, que ofrece una buena interfaz web, así como una aplicación de Chrome que se integra con Google Drive. Le permite registrar hasta tres documentos al mes de forma gratuita.

La interfaz web básica de HelloSign le permite cargar fácilmente documentos PDF y firmarlos dibujando su firma o cargando una imagen. A continuación, puede enviar el documento firmado por correo electrónico directamente a alguien o descargar el documento y hacer lo que quiera con él.

Si no te gusta HelloSign, DocuSign también funciona bien en un Chromebook, ofreciendo una aplicación que se integra con Google Drive para firmar y una extensión del navegador que le permite firmar documentos desde Gmail. Pero DocuSign no ofrece ninguna firma gratuita. SignNow también ofrece un Aplicación Chrome para Google Drive y extensión para Gmail, pero la aplicación y la extensión no están tan bien revisadas.

Linux: Es complicado

Esto es un poco más difícil en Linux, ya que la versión oficial de Adobe Reader para Linux fue descontinuada. Incluso las versiones antiguas y desactualizadas disponibles para Linux no tienen esta funcionalidad, ni tampoco los populares visores de PDF integrados como Evince y Okular.

Es posible que desee probar una herramienta basada en la web como HelloSign, discutido en la sección Chromebook anterior, para la experiencia más fácil.

Si desea utilizar una aplicación de escritorio, Xournal es probablemente la herramienta más conveniente para firmar archivos PDF en Linux. Puede anotar archivos PDF, agregándoles imágenes. Primero, deberá crear una imagen de su firma: firme un pedazo de papel, escanéelo en su sistema Linux y límpielo. Potencialmente, también podría capturar una foto con la cámara web o la cámara de su teléfono inteligente. Es posible que desee modificarlo en GIMP para que tenga un fondo transparente, o simplemente asegúrese de firmar un pedazo de papel blanco y que el fondo sea completamente blanco.

Instale Xournal desde la herramienta de instalación de software de su distribución de Linux, abra el PDF y haga clic en la opción de menú Herramientas > imagen. Esto le permitirá insertar la imagen de su firma, y puede reposicionarla y cambiar su tamaño según sea necesario para que quepa en el campo de firma.

Tener que escanear y crear un archivo de imagen es un poco molesto, pero puede usar este método para firmar documentos rápidamente en el futuro después de haber obtenido una buena imagen de su firma.

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