Las presentaciones de diapositivas son una forma intuitiva de compartir ideas complejas con una audiencia, aunque son aburridas y frustrantes cuando se ejecutan mal. Aquí hay algunos consejos para hacer que sus presentaciones de Microsoft PowerPoint sean cantadas mientras evita las trampas comunes.

Comience con un objetivo

Todo comienza con la identificación de lo que estamos tratando de lograr con la presentación. ¿Es informativo, un escaparate de datos en un medio fácil de entender? ¿O es más un lanzamiento, algo destinado a persuadir y convencer a una audiencia y llevarlos a un resultado particular?

Es aquí donde la mayoría de estas presentaciones van mal con la incapacidad de identificar los puntos de conversación que mejor apoyan nuestro objetivo. Siempre comience con un objetivo en mente: entretener, informar o compartir datos de una manera que sea fácil de entender. Use hechos, cifras e imágenes para apoyar su conclusión mientras tiene en cuenta la estructura (¿Dónde estamos ahora y hacia dónde vamos?).

He descubierto que es útil comenzar con el final. Una vez que sé cómo terminar una presentación, sé cómo llegar mejor a ese punto. Empiezo por identificar la comida para llevar, esa pepita que quiero implantar antes de agradecer a todos por su tiempo, y trabajo a la inversa para descubrir la mejor manera de llegar allí.

Su kilometraje, por supuesto, puede variar. Pero siempre será una buena idea dedicar tiempo a las etapas iniciales para que no esté reelaborando grandes porciones de la presentación más adelante. Y eso comienza con un objetivo definido.

Menos es más

Se supone que una presentación de diapositivas no debe incluir todo. Es una introducción a un tema, uno que podemos elaborar con el discurso. Cualquier cosa innecesaria es una distracción. Hace que la presentación sea menos atractiva visualmente y menos interesante, y te hace ver mal como presentador.

Esto se aplica tanto al texto como a las imágenes. No hay nada peor, de hecho, que una serie de diapositivas donde el presentador simplemente las lee a medida que aparecen. Su audiencia es capaz de leer, y lo más probable es que terminen con la diapositiva y la navegación por Reddit, mucho antes de que termine. Evita poner el texto literal en la pantalla, y tu audiencia te lo agradecerá.

Considere su tipo de letra

De inmediato, solo vamos a salir y decir que Papyrus y Comic Sans deberían prohibirse de todas las presentaciones de PowerPoint, de forma permanente. Más allá de eso, vale la pena considerar el tipo de letra que está utilizando y lo que dice sobre usted, el presentador y la presentación en sí.

Considere elegir la legibilidad sobre la estética, y evite las fuentes elegantes que podrían resultar ser más una distracción que cualquier otra cosa. Una buena presentación necesita dos fuentes: una serifa y sans-serif. Use uno para los titulares y otro para el texto del cuerpo, las listas y similares. Mantenlo simple. Veranda, Helvetica, Arial e incluso Times New Roman son opciones seguras. Quédate con los clásicos y es difícil arruinar esto demasiado mal.

Hacer que las viñetas cuenten

Llega un punto en el que las viñetas se vuelven menos una ayuda visual y más un examen visual.

Las viñetas deben apoyar al orador, no abrumar a su audiencia. Las mejores diapositivas tienen poco o ningún texto, de hecho. Como presentador, es nuestro trabajo hablar sobre temas complejos, pero eso no significa que tengamos que resaltar cada punto de conversación.

En su lugar, piense en cómo puede dividir las listas grandes en tres o cuatro viñetas. Considere cuidadosamente si necesita usar más viñetas o si puede combinar varios temas en un solo punto. Y si no puedes, recuerda que no hay nadie que limite el número de diapositivas que puedes tener en una presentación. Siempre es posible dividir una lista de 12 puntos en tres páginas de cuatro puntos cada una.

Limitar el uso de transiciones

La animación, cuando se usa correctamente, es una buena idea. Rompe las partes de movimiento lento de una presentación y agrega acción a los elementos que lo requieren. Pero debe usarse con prudencia.

Agregar una transición que se borra de izquierda a derecha entre cada diapositiva o que anima cada viñeta de una lista, por ejemplo, comienza a ser agotador para aquellos obligados a soportar la presentación. Espectadores get aburrido rápidamente, y las animaciones que están destinadas a resaltar elementos específicos se vuelven rápidamente agotadoras.

Eso no quiere decir que no puedas usar animaciones y transiciones, solo que necesitas elegir tus lugares. Apunta a no más de un puñado de estas transiciones para cada presentación. Y úsalos en lugares donde se sumarán a la demostración, no le restarán valor.

Omitir texto siempre que sea posible

A veces, las imágenes cuentan una historia mejor que el texto. Y como presentador, su objetivo es describir los puntos en detalle sin hacer que los usuarios lean mucho. En estos casos, un visual bien diseñado, como un gráfico, podría transmitir mejor la información que está tratando de compartir.

La imagen correcta agrega atractivo visual y sirve para dividir secciones más largas y pesadas de texto de la presentación, pero solo si está utilizando las imágenes correctas. Una sola imagen de alta calidad puede marcar la diferencia entre un éxito y un fracaso cuando conduces un punto específico a casa.

Al considerar el texto, no pienses únicamente en términos de viñetas y párrafos. Las tablas, por ejemplo, a menudo son innecesarias. Pregúntese si podría presentar los mismos datos en un gráfico de barras o líneas.

Piensa en color

El color es interesante. Evoca ciertos sentimientos y agrega atractivo visual a su presentación en su conjunto. Los estudios muestran ese color también mejora el interés, la comprensión y la retención. Debe ser una consideración cuidadosa, no una ocurrencia tardía.

No tienes que ser un diseñador gráfico para usar bien el color en una presentación. Lo que hago es buscar paletas que me gusten y luego encontrar formas de usarlas en la presentación. Hay una serie de herramientas para esto, como Adobe Color, Cooloresy ColorHunt, solo por nombrar algunos. Después de encontrar una paleta que disfrutes, considera cómo funciona con la presentación que estás a punto de dar. Los pasteles, por ejemplo, evocan sentimientos de libertad y luz, por lo que probablemente no sean la mejor opción cuando presentas ganancias trimestrales que fallaron.

También vale la pena mencionar que no necesita usar todos los colores de la paleta. A menudo, puedes las cosas con solo dos o tres, aunque realmente debes pensar en cómo funcionan todos juntos y qué tan legibles serán cuando estén en capas. Una regla general simple aquí es que el contraste es tu amigo. Los colores oscuros funcionan bien en fondos claros, y los colores claros funcionan mejor en fondos oscuros.

Echa un vistazo de arriba hacia abajo

Pase algún tiempo en el Clasificador de diapositivas antes de terminar su presentación. Al hacer clic en los cuatro cuadrados en la parte inferior izquierda de la presentación, puede echar un vistazo a varias diapositivas a la vez y considerar cómo funcionan juntas cada una. Alternativamente, puede hacer clic en “Ver” en la cinta y seleccionar “Clasificador de diapositivas”.

¿Estás presentando demasiado texto a la vez? Mover una imagen. ¿Podría una serie de diapositivas beneficiarse de un gráfico o resumen antes de pasar a otro punto?

Es aquí donde tenemos la oportunidad de ver la presentación desde más allá del punto de vista de una sola diapositiva y pensar en términos de cómo encaja cada diapositiva, o si encaja en absoluto. Desde esta vista, puede reorganizar diapositivas, agregar otras adicionales o eliminarlas por completo si descubre que no avanzan en la presentación.

La diferencia entre una buena presentación y una mala tiene que ver realmente con la preparación y la ejecución. Aquellos que respetan el proceso y planifican cuidadosamente, no solo la presentación en su conjunto, sino cada diapositiva dentro de él, son los que tendrán éxito.

Bono: Comience con plantillas

Esto me lleva a mi último (medio) punto: en caso de duda, simplemente compre una plantilla y úselo. Puedes encontrarlos en toda la web, aunque Mercado Creativo y GraphicRiver son probablemente los dos mercados más populares para este tipo de cosas. No todos somos bendecidos con las habilidades necesarias para diseñar y entregar una presentación efectiva. Y aunque una plantilla de PowerPoint pre-hecha no te hará un mejor presentador, aliviará la ansiedad de crear una presentación de diapositivas visualmente atractiva.